Fackelzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fackelzug braucht mehr Vorbereitung als eine normale Feier: Route, Genehmigungen, Brandschutz und Verkehrshelfer müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Strecke sowie Start- und Endpunkt fest und kläre anschließend die nötigen Meldungen. In den letzten Tagen zählen genaue Teilnehmerzahlen, geprüfte Fackeln und eine klare Einweisung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum aufgeräumten Startort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Datum festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Start- und Endlocation bestätigen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
Routenkarte erstellen
Routenkarten drucken lassen
Fackeln und Halter reservieren
2 Personen
Beleuchtung und Verlängerungskabel testen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerzahlen aktualisieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Fackeln abholen
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Fackeln auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Armbänder und Nummern bereitlegen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Startort reinigen
3 Personen
Endlocation reinigen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Ausgabestelle für Fackeln einrichten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Absperrungen aufstellen
4 Personen
Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
4 Personen
Routenpläne austeilen
2 Personen
Fackeln austeilen
4 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Startgruppe sammeln
3 Personen
Fackelzug starten
3 Personen
Spitze begleiten
2 Personen
Nachhut begleiten
2 Personen
Kreuzungen absichern
6 Personen
Teilnehmer unterwegs informieren
2 Personen
Fackeln sicher löschen
4 Personen
Fackeln einsammeln
4 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks am Ziel servieren
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Absperrungen entfernen
4 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien trocken und sicher lagern
3 Personen
Fackeln zählen und sortieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Route auf liegen gebliebenen Müll kontrollieren
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
AA-BatterienAnz. 24
TaschenlampenAnz. 8
StirnlampenAnz. 6
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 8
BatterieladegeräteAnz. 4

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
FackelnAnz. 150
FackelhalterAnz. 150
FeuerzeugeAnz. 12
Lange StreichhölzerAnz. 4
Metall-LöschkübelAnz. 8
WasserkanisterAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Megafon
Handmikrofon

Dekoration

WegweiserAnz. 16
WegweiserAnz. 12
Willkommensschild
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 6
SeilAnz. 100
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
DosenöffnerAnz. 2

Catering

RoutenpläneAnz. 180
ArmbänderAnz. 180
TeilnehmerformulareAnz. 200
StiftesetsAnz. 4
TischnummernkartenAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallzangenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4

Tipps

Kläre Route und Genehmigungen frühzeitig. Rechne mindestens 6 bis 8 Wochen für Abstimmungen mit Behörden, Eigentümern und möglichen Verkehrshelfern ein.
Plane die Sicherheitsausrüstung für die erwartete Gruppe, nicht nur für die Fackeln: Pro Einsatzteam sollten Taschen- oder Stirnlampen, Funkgeräte und ein Metall-Löschkübel verfügbar sein.
Prüfe die Beleuchtung spätestens 3 Tage vorher komplett. Teste LED-Lichterketten, LED-Lampen, Verlängerungskabel und Batterien gemeinsam, damit am Start keine einzelne Fehlerquelle auffällt.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Fackelzug. So kannst du Einkauf, Sitzplätze und die Einteilung der Freiwilligen an die tatsächliche Teilnehmerzahl anpassen.
Sortiere Material und Fackeln am Vortag nach Einsatzort. Lege Armbänder, Nummern, Routenschilder, Feuerzeuge und lange Streichhölzer getrennt bereit und prüfe jede Fackel auf sicheren Halt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen und Meldungen. Bei öffentlichen Straßen oder notwendiger Verkehrsregelung kann die Bearbeitung länger dauern, daher sollte die Route vor dem Antrag feststehen.
Wie viele Fackeln brauche ich für einen Fackelzug?: Plane mindestens eine Fackel pro angemeldeter Person und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Bei 80 Teilnehmern wären das 88 Fackeln; Fackelhalter solltest du in derselben Menge prüfen und reservieren.
Wann soll ich die Route für den Fackelzug prüfen?: Führe die Sicherheitsprüfung spätestens 2 bis 3 Wochen vorher durch und kontrolliere die Strecke am Veranstaltungstag noch einmal. Achte besonders auf Engstellen, Kreuzungen, dunkle Abschnitte und mögliche Stolperstellen.
Was muss am Tag vor dem Fackelzug bereitliegen?: Sortiere am Vortag Fackeln, Halter, Löschkübel, Beleuchtung, Funkgeräte, Routenschilder und Teilnehmermaterial. Die Wettervorhersage sowie die aktualisierte Teilnehmerzahl solltest du spätestens 24 Stunden vorher prüfen.

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