Checklist para organizar una marcha con antorchas

Una marcha con antorchas requiere coordinar la ruta, los permisos y la seguridad antes de ocuparse de la ambientación. Esta checklist reúne 71 tareas y 59 materiales para preparar la salida, controlar el recorrido y cerrar el evento sin dejar cabos sueltos. Reserva las antorchas y sus soportes con antelación, asigna responsables concretos y comprueba la iluminación antes de que llegue el grupo. La revisión final incluye el tiempo, el número de participantes y la limpieza del punto de salida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y la fecha
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
Comprobar la seguridad de la ruta
3 personas
Confirmar lugar de salida y llegada
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar controladores de tráfico
2 personas
Crear un mapa de la ruta
Imprimir mapas de la ruta
Reservar antorchas y soportes
2 personas
Probar la iluminación y los alargadores
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Actualizar el número de participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger las antorchas
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Comprobar la seguridad de las antorchas
3 personas
Preparar las pulseras y los números
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Limpiar el lugar de salida
3 personas
Limpiar la sede final
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
4 personas
Montar carpas
6 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de entrega de antorchas
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar las barreras
4 personas
Preparar el material de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Registrar a los participantes
4 personas
Repartir mapas de ruta
2 personas
Repartir antorchas
4 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reunir al grupo de salida
3 personas
Iniciar la marcha de antorchas
3 personas
Acompañar al grupo de cabeza
2 personas
Acompañar al grupo de retaguardia
2 personas
Asegurar los cruces
6 personas
Informar a los participantes en ruta
2 personas
Apagar las antorchas de forma segura
4 personas
Recoger las antorchas
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir snacks en la meta
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
4 personas
Retirar las barreras
4 personas
Recoger la basura
5 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Guardar los materiales secos y seguros
3 personas
Contar y clasificar las antorchas
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Revisar la ruta para recoger residuos
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Pilas AAcant. 24
Linternascant. 8
Linternas frontalescant. 6
Walkie-talkies recargablescant. 8
Cargadores de bateríascant. 4

Equipo

Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Antorchascant. 150
Portafaconescant. 150
Encendedorescant. 12
Cerillas largascant. 4
Cubos metálicos para apagar incendioscant. 8
Bidones de aguacant. 6
Extintorescant. 4
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Megáfono
Micrófono de mano

Decoración

Señales de rutacant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 6
Cuerdacant. 100
Bridascant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Abrelatascant. 2

Catering

Mapas de rutacant. 180
Pulserascant. 180
Formularios de participantescant. 200
Juego de bolígrafoscant. 4
Tarjetas con números de mesacant. 8
Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas de basuracant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4

Consejos

Fija la ruta y la fecha antes de enviar las invitaciones. Después, tramita los permisos y avisos necesarios y confirma por escrito los lugares de salida y llegada.
Haz una prueba de iluminación con las antorchas, linternas, alargadores y regletas varios días antes. Comprueba también que haya pilas, cargadores y walkie-talkies operativos.
Asigna voluntarios y controladores de tráfico con funciones concretas, y entrega a cada participante un mapa o unas instrucciones de seguridad. Prepara las señales de ruta antes del día de la marcha.
Actualiza el número de participantes al menos 48 horas antes para ajustar la compra, las pulseras, los números, las bebidas y el material de apoyo. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el mismo día.
Revisa la previsión meteorológica entre 24 y 48 horas antes y vuelve a comprobar la seguridad de las antorchas al recogerlas. Coloca cubos metálicos para apagar incendios y deja despejada la zona de salida antes de recibir al grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una marcha con antorchas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la ruta, solicitar permisos y reservar las antorchas. Deja la última semana para confirmar voluntarios, materiales, inscripciones y previsión meteorológica.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una marcha con antorchas?: Como referencia, asigna al menos 1 responsable por cada 20 o 25 participantes, además de los controladores de tráfico que exija la ruta. Define las funciones y comparte el mapa como mínimo 48 horas antes.
¿Cuándo hay que comprobar las antorchas y el material de seguridad?: Haz una primera comprobación entre 3 y 7 días antes y otra al recoger las antorchas. Antes de la salida, revisa soportes, encendedores, cerillas largas y cubos metálicos para apagar incendios.
¿Qué se hace si cambia el tiempo el día de la marcha?: Comprueba la previsión 48 horas antes y de nuevo entre 4 y 6 horas antes del inicio. Si hay viento fuerte, lluvia intensa o riesgo para la llama y los participantes, activa el procedimiento de aplazamiento o cancelación previsto.

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