Checklist pour organiser un défilé aux flambeaux

Un défilé aux flambeaux se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de la sécurité et de l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre : fixer la date, obtenir les autorisations, répartir les bénévoles et confirmer le matériel. Les torches, les supports, l’éclairage de secours et les seaux d’extinction doivent être contrôlés avant le jour J. Le nombre de participants sert ensuite à ajuster les achats, les bracelets et l’organisation du départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier la sécurité de l'itinéraire
3 personnes
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Désigner les signaleurs
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Faire imprimer les cartes d'itinéraire
Réserver les torches et les supports
2 personnes
Tester l’éclairage et les rallonges
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Mettre à jour le nombre de participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les torches
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Contrôler la sécurité des torches
3 personnes
Préparer les bracelets et les numéros
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Nettoyer le lieu final
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le point de distribution des torches
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Distribuer les flambeaux
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler le groupe de départ
3 personnes
Lancer la marche aux flambeaux
3 personnes
Accompagner l’avant-garde
2 personnes
Encadrer la fin de course
2 personnes
Sécuriser les croisements
6 personnes
Informer les participants en route
2 personnes
Éteindre les torches en toute sécurité
4 personnes
Réceptionner les torches
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des snacks à l'arrivée
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel au sec et en sécurité
3 personnes
Compter et trier les torches
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Parcourir le parcours à la recherche de déchets laissés sur place
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Piles AAqté 24
Lampes de pocheqté 8
Lampes frontalesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 8
Chargeurs de batterieqté 4

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Torchesqté 150
Supports de torchesqté 150
Briquetsqté 12
Longues allumettesqté 4
Seaux d’extinction en métalqté 8
Bidons d'eauqté 6
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Mégaphone
Microphone à main

Décoration

Panneaux de directionqté 16
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Cordeqté 100
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8
Plateauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ouvre-boîtesqté 2

Catering

Cartes d'itinéraireqté 180
Braceletsqté 180
Formulaires des participantsqté 200
Sets de stylosqté 4
Cartes de numéros de tableqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Gants de travailqté 12
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : vérifiez les traversées, les zones sombres et les points où des signaleurs seront nécessaires au moins plusieurs semaines avant le défilé.
Ne comptez pas uniquement sur les torches. Prévoyez aussi des lampes de poche, des lampes frontales, des piles AA et des talkies-walkies rechargeables pour les responsables du parcours.
Testez les torches, leurs supports, les rallonges et les multiprises avant la veille. Un essai complet permet de repérer une torche instable ou un éclairage insuffisant avant l’arrivée des participants.
Actualisez le nombre d’inscrits quelques jours avant l’événement. Cette donnée détermine les bracelets, les numéros, les cartes d’itinéraire, les boissons chaudes et le nombre de bénévoles à répartir.
Préparez le départ et l’arrivée séparément : panneaux de direction, panneau d’accueil, tables, chaises et tentes doivent être installés avant l’ouverture des inscriptions. Gardez les seaux d’extinction en métal accessibles, pas rangés derrière le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, effectuer les déclarations, recruter les signaleurs et réserver les torches et leurs supports.
Combien de signaleurs faut-il prévoir pour un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au minimum une personne à chaque traversée, changement de direction et point à risque. Ajoutez un responsable mobile et une personne de remplacement pour une marche de plus d’une heure.
Quand faut-il vérifier la météo pour un défilé aux flambeaux ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 heures avant le départ. En cas de vent ou de pluie, confirmez les consignes de sécurité et la décision de maintenir ou reporter le défilé.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des torches ?: Prévoyez des supports stables, des briquets ou longues allumettes, des seaux d’extinction en métal et un responsable sécurité. Contrôlez chaque torche avant la distribution et gardez le matériel d’extinction immédiatement accessible.

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