Fairtrade Kerstmarkt organiseren: complete checklist

Een Fairtrade Kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en deelnemers vast; werk daarna de kraamindeling, het programma en de bezetting uit. Verzamel dieetwensen op tijd en controleer wie zelf een kraam, pinapparaat of stroomvoorziening meebrengt. In de laatste week draait alles om leveringen, prijskaartjes, contant geld, gekoelde dranken en duidelijke instructies voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Programma opstellen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Leveringen bevestigen
Promotie ophangen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Naambadges maken
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Contant geld regelen
Kassa-instructies maken
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kramen laten inrichten
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Fairtradeproducten verkopen
8 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Voorraad bijhouden
Muziek verzorgen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Leveranciers uitchecken
2 personen
Voorraad opruimen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Restanten opslaan
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Leveranciers nabellen
Bedankbericht versturen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kraamgewichtenaantal 16
Tafellinnenaantal 18
Jassenrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Schenkkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudcontainersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstkransenaantal 6
Kerstslingersaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Fairtradebordenaantal 12
Prijskaartstandaardsaantal 30
Naambadgehoudersaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Catering

Serveerplateausaantal 12
Soepkommenaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koopwaarzakjesaantal 300
Katoenen draagtassenaantal 100
Kassabonrollenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Handgelhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Boodschappen

Fairtrade koffiebonen

Tips

Bevestig deelnemers uiterlijk 2 weken vooraf en vraag meteen welke tafelruimte, stroomaansluiting en verkoopmaterialen zij nodig hebben. Zo voorkom je een kraamindeling die op de opbouwdag niet meer klopt.
Plan per kraam minimaal 1 verantwoordelijke vrijwilliger tijdens de openingsuren en maak daarnaast een korte invalplanning. Zet kassabezetting en pauzes apart op papier, zodat niemand tegelijk moet verkopen en koffiezetten.
Controleer 3 dagen vooraf alle stroompunten en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar per zone. Koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudcontainers kunnen samen een groep overbelasten als je ze zonder verdeling aansluit.
Maak prijskaartjes en naambadges uiterlijk 1 dag vooraf. Leg per kassabox een eenvoudige instructie klaar met wisselgeld, pinprocedure en de manier waarop contante betalingen worden geregistreerd.
Koel dranken pas in de laatste 12 tot 24 uur en bereid hapjes zo laat mogelijk binnen de voedselveiligheidsregels. Houd voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker aan en controleer dieetwensen vóór je serveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Fairtrade Kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en deelnemers. Reserveer vrijwilligers, materialen en eventuele leveringen uiterlijk 3 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Fairtrade Kerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per bemande kraam en 2 extra mensen voor kassa, catering en praktische hulp. Bij een markt met 10 kramen kom je dus uit op minstens 12 vrijwilligers per dienst, exclusief pauzevervanging.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een kerstmarkt?: Houd voor het eerste uur rekening met 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Koop houdbare voorraad eerder in, maar koel verse dranken pas 12 tot 24 uur vooraf.
Wanneer maak ik de kraamindeling voor een Fairtrade Kerstmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de deelnemers zich hebben aangemeld, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Bevestig de definitieve plattegrond uiterlijk 1 week voor de markt, nadat stroom, looproutes en leveringen zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.