Organiser un Marché de Noël Fairtrade : la checklist complète
Un Marché de Noël Fairtrade demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les bénévoles et l’accueil du public. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis structure les inscriptions, les stands et le programme. La dernière semaine sert à verrouiller les livraisons, les horaires d’accès et les moyens de paiement. Cette checklist de 70 tâches et 60 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Faire les réservations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Confirmer les livraisons
Afficher la promotion
2 personnes
Imprimer le plan
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Prévoir de l’argent liquide
Rédiger les consignes de caisse
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Faire aménager les stands
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Vendre des produits du commerce équitable
8 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Gérer le stock
Fournir la musique
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
Démonter les stands
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Faire le départ des prestataires
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Relancer les fournisseurs
Envoyer un message de remerciement
Vérifier les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 14
- Chaises pliantesqté 50
- Tables hautesqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
- Poids de standqté 16
- Nappesqté 18
- Portemanteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à théqté 80
- Verres à boireqté 120
- Assiettesqté 100
- Assiettes à pâtisserieqté 100
- Couvertsqté 100
- Couverts de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Conteneurs isothermesqté 4
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Saladiersqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
- Thermosqté 8
Décoration
- Sapins de Noëlqté 3
- Boules de Noëlqté 60
- Couronnes de Noëlqté 6
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Personnages de Noëlqté 10
- Assiettes Fairtradeqté 12
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
- Supports de badges nominatifsqté 40
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 12
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 8
- Passe-câblesqté 8
Catering
- Plateaux de serviceqté 12
- Bol à soupeqté 80
- Louchesqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Sacs pour achatsqté 300
- Sacs cabas en cotonqté 100
- Rouleaux de tickets de caisseqté 6
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Poubellesqté 8
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Courses
- Grains de café Fairtrade
Conseils
- Fixe la répartition des stands avant d’envoyer les indications d’accès : prévois un emplacement précis pour chaque participant et vérifie que les tentes, tables et poids de stand correspondent à l’espace disponible.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirme-les au plus tard 7 jours avant le marché. Cela évite de découvrir le jour J qu’il manque une option ou du matériel de service.
- Prépare les paiements au moins 48 heures à l’avance : caisses, terminaux de paiement, monnaie et consignes écrites doivent être testés par les personnes qui tiendront les stands.
- Refroidis les boissons la veille et vérifie les stocks non périssables 2 jours avant. Les machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises doivent être regroupées par zone pour accélérer l’installation.
- Imprime le plan, les badges et les étiquettes de prix avant l’ouverture. Garde une marge d’au moins 60 minutes pour installer les stands, brancher le son et orienter les exposants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un Marché de Noël Fairtrade ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, les invitations et le recrutement des bénévoles prennent généralement plus de temps que l’installation elle-même.
- Combien de bénévoles faut-il pour un Marché de Noël ?
- Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse ou les paiements et 2 personnes pour l’installation et le rangement. Ajoute 1 personne par zone si le marché comporte plusieurs espaces ou un programme avec sonorisation.
- Quand confirmer les exposants et leur emplacement ?
- Confirme les participants et la répartition des stands 10 à 14 jours avant l’événement. Envoie ensuite les horaires d’arrivée, les indications d’accès et les dimensions de leur emplacement afin d’éviter les changements de dernière minute.
- Que préparer la veille d’un Marché de Noël Fairtrade ?
- La veille, refroidis les boissons, rassemble la vaisselle et le matériel technique, prépare les badges et les étiquettes de prix, puis vérifie les stocks. Termine par un contrôle des rallonges, multiprises, caisses et terminaux de paiement.
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