Checklist para organizar un mercado navideño Fairtrade

Un mercado navideño Fairtrade reúne puestos, productos, voluntarios y visitantes en pocas horas, así que los detalles logísticos deben cerrarse con antelación. Empieza por confirmar la fecha, el lugar y los permisos; después organiza participantes, puestos y turnos. Durante la última semana, comprueba entregas, señalización, precios y medios de pago. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Invitar a los participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Hacer reservas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Elaborar el programa
2 personas
Enviar indicaciones
Confirmar entregas
Colocar la promoción
2 personas
Imprimir el plano
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Preparar el efectivo
Preparar instrucciones para la caja registradora
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el stock no perecedero
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Montar los puestos
4 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Vender productos de comercio justo
8 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Llevar el inventario
Proporcionar la música
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Controlar a los proveedores
2 personas
Ordenar el stock
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar los restos
2 personas
Archivar fotos y archivos
Llamar de nuevo a los proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 50
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Pesos para carpascant. 16
Manteleríacant. 18
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Contenedores térmicoscant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Termoscant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Coronas navideñascant. 6
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Figuras navideñascant. 10
Carteles de Fairtradecant. 12
Soportes para etiquetas de precioscant. 30
Portanombrescant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8

Catering

Bandejas para servircant. 12
Tazones para sopacant. 80
Cucharonescant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Bolsas para la mercancíacant. 300
Bolsas de tela reutilizablescant. 100
Rollos de recibocant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Papeleracant. 8
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Compras

Granos de café de comercio justo

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los permisos antes de invitar a los participantes; reserva al menos 6 semanas para resolver requisitos del lugar.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 3 semanas antes, para poder distribuir los puestos y planificar la comida.
Asigna los turnos de voluntariado por bloques de 2 a 3 horas e incluye una persona responsable de caja, otra de bebidas y otra de coordinación durante cada franja.
Prepara con varios días de margen el plano, las tarjetas identificativas y las etiquetas de precios. Imprime algunas copias extra porque suelen perderse durante el montaje.
Haz la compra final 1 o 2 días antes: enfría las bebidas, revisa el stock no perecedero y comprueba que funcionan las máquinas de café, los datáfonos, los alargadores y las regletas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño Fairtrade?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar permisos, participantes, reservas, voluntarios y distribución de los puestos sin tener que improvisar durante la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado navideño?: Pide las inscripciones unas 4 semanas antes y confirma la participación definitiva 2 semanas antes. Así todavía tendrás tiempo para ajustar el plano, las mesas y las necesidades de cada puesto.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: Calcula al menos 1 voluntario por cada función operativa en cada turno: coordinación, caja, bebidas y apoyo a los puestos. Para un mercado pequeño, organiza turnos de 2 a 3 horas y añade una persona de reserva.
¿Cuándo se preparan el efectivo y los pagos?: Prepara la caja, las instrucciones de uso y los datáfonos entre 2 y 3 días antes. Haz una prueba de cada dispositivo y deja separado el efectivo necesario antes de que empiece el montaje.

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