Fairtrade-Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste
Ein Fairtrade-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Basar: Stände, Lieferungen, Helfer und Verpflegung müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung aufhängst. Plane die Standaufteilung, das Programm und die Aufgaben der Freiwilligen so, dass am Markttag jede Schicht besetzt ist. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zu Kasse, Beschilderung und Aufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen prüfen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Programm erstellen
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Lieferungen bestätigen
Werbung aufhängen
2 Personen
Lageplan drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Bargeld besorgen
Kassenanweisungen erstellen
Einkaufen gehen
3 Personen
Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Stände einrichten lassen
4 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Fairtrade-Produkte verkaufen
8 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische abräumen
2 Personen
Bestand im Blick behalten
Musik organisieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Stände abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Lieferanten auschecken
2 Personen
Vorräte aufräumen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
Lieferanten nachtelefonieren
Dankesnachricht versenden
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 14
- KlappstühleAnz. 50
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- StandgewichteAnz. 16
- TischwäscheAnz. 18
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierbesteckAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KassenboxenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
- Fairtrade-SchilderAnz. 12
- PreisschildständerAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 40
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 8
Catering
- ServierplattenAnz. 12
- SuppenschalenAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 4
- WarenbeutelAnz. 300
- BaumwolltragetaschenAnz. 100
- KassenbonrollenAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
- HanddesinfektionsständerAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Einkäufe
- Fairtrade-Kaffeebohnen
Tipps
- Lege die Standaufteilung spätestens zwei Wochen vor dem Markt fest. So kannst du Tische, Marktstände, Partyzelte und Standgewichte passend einplanen und den Lageplan rechtzeitig drucken.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestätige Teilnehmer sowie Reservierungen schriftlich. Rückfragen kurz vor dem Markt kosten besonders bei Kuchen, Snacks und Getränken unnötig Zeit.
- Teile Freiwillige in feste Schichten ein und verschicke die Wegbeschreibung mindestens 5 Tage vorher. Benenne zusätzlich eine Person für Lieferungen und eine für die Kasse, damit Zustellungen nicht nebenbei warten müssen.
- Bereite Preisschilder, Namensschilder und Kassenanweisungen vor dem Einkauf vor. Besorge Bargeld in passenden Stückelungen und teste Kartenlesegeräte spätestens am Vortag.
- Kühle Getränke erst am Vortag und prüfe haltbare Vorräte mindestens 3 Tage vorher. Für Kaffee- und Teestände brauchst du neben Kaffeemaschinen und Wasserkochern auch Warmhaltebehälter, Tassen, Gläser und Servierbesteck.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Fairtrade-Weihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Teilnehmern. Die Standaufteilung, Helferschichten und Lieferungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Helfer braucht ein Fairtrade-Weihnachtsmarkt?
- Plane pro gleichzeitig besetztem Stand mindestens eine Person und zusätzlich 2 bis 3 Personen für Aufbau, Kasse und Nachschub ein. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du entsprechend Ersatz für Pausen und Ablösungen.
- Wann sollte man Getränke und Snacks für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?
- Prüfe haltbare Vorräte 3 Tage vorher und kaufe frische Zutaten spätestens am Vortag. Getränke werden am Vortag gekühlt, empfindliche Snacks möglichst am Veranstaltungstag zubereitet.
- Wie viel Bargeld braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Lege den Wechselgeldbedarf anhand der erwarteten Verkäufe fest und plane pro Kasse mehrere kleine Scheine und Münzen ein. Bereite das Bargeld spätestens am Vortag vor und bewahre es getrennt von den Einnahmen auf.
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