Zo organiseer je een fabriek open dag

Begin met de bezoekersstroom, niet met de catering. Leg eerst datum, openingstijden, aanmeldingen en rondleidingsroutes vast. Plan daarna rondleiders, reserveringen en veiligheidsmaatregelen, zodat je weet hoeveel mensen tegelijk op locatie zijn. Pas wanneer die aantallen duidelijk zijn, regel je catering, ontvangst en inrichting. Controleer uiterlijk op de dag zelf de toegangsroute, verkeersroute en afgeschermde werkplekken. Zo voorkom je lange wachtrijen, onduidelijke looproutes en last-minute improvisatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Bezoekersinformatie versturen
6
Rondleidingsroutes vastleggen
2 personen
7
Rondleiders inplannen
8
Reserveringen maken
9
Cateringbestelling plaatsen
10
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
11
Plattegrond voor bezoekers maken
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Rondleidingsboekingen bevestigen
14
Bezoekerslijst afdrukken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
18
Toegangsroute controleren
2 personen
19
Werkplekken veiligstellen
3 personen
20
Verkeersroute controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
23
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
24
Rondleidingsposten inrichten
3 personen
25
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
26
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen
29
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

33
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
34
Bezoekers registreren
2 personen
35
Welkom en uitleg geven
36
Rondleidingen begeleiden
4 personen
37
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
38
Demonstraties begeleiden
3 personen
39
Presentaties verzorgen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
46
Fotomoment begeleiden
47
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
48
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

49
Servies verzamelen
3 personen
50
Catering opruimen
3 personen
51
Meubilair afbreken
4 personen
52
Decoratie verwijderen
2 personen
53
Apparatuur opruimen
2 personen
54
Afval afvoeren
2 personen
55
Ruimtes schoonmaken
4 personen
56
Sanitair schoonmaken
2 personen
57
Terrein nalopen
2 personen
58
Geleende spullen retourneren
2 personen
59
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Ontvangstbalie
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handmegafonenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10
Koelrekkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Kannenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 20
Fotowand
Decoratieve plantenaantal 8

Veiligheid

Veiligheidshelmenaantal 40
Veiligheidsbrillenaantal 40
Gehoorbeschermersaantal 40
Veiligheidsvestenaantal 20
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Veiligheidsbordenaantal 12
EHBO-setaantal 2
Antislipmattenaantal 6

Informatie

Routebordenaantal 15
Programmafoldersaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Pennenbakkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 2
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met tijdsloten voor rondleidingen en bevestig iedere boeking vooraf. Houd per tijdslot rekening met de capaciteit van de route en plan rondleidingen niet direct aansluitend; reserveer minstens 10 minuten voor uitloop.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de open dag. Vermeld de toegangsroute, parkeerinformatie, starttijd van de rondleiding, veiligheidsinstructies en wat bezoekers ter plaatse kunnen verwachten.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 5 dagen voor de open dag door aan de catering. Zet houdbare catering eerder klaar, maar koel dranken pas kort voor opening.
Loop de fabriek minimaal 1 dag vooraf met een veiligheidsverantwoordelijke door. Zet werkplekken veilig, controleer kabels en stekkerdozen en markeer plekken waar bezoekers niet mogen komen.
Richt de ontvangstbalie minstens 60 minuten voor opening in. Leg bezoekerslijsten, naamkaartjes en bewegwijzering klaar en test laptops, projector, speakers en draadloze microfoons voordat de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fabriek open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, openingstijden, routes en rondleiders. Verstuur uitnodigingen zodra de capaciteit en tijdsloten vaststaan; sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het evenement als je definitieve aantallen nodig hebt.
Hoeveel rondleiders heb je nodig voor een fabriek open dag?: Plan per gelijktijdige rondleiding minimaal 1 vaste rondleider en wijs daarnaast 1 coördinator aan voor ontvangst en uitloop. Bij meerdere routes heb je dus minstens één rondleider per route nodig, plus één persoon die de planning bewaakt.
Wanneer moet je de catering voor een open dag bestellen?: Plaats de cateringbestelling uiterlijk 5 dagen vooraf, zodra aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Tel op de dag zelf 60 tot 90 minuten voor het opbouwen van buffet, servies, koffie en gekoelde dranken.
Hoe voorkom je wachtrijen bij de ingang van een fabriek open dag?: Werk met vooraf bevestigde tijdsloten en houd de bezoekerslijst per tijdslot beschikbaar bij de ontvangstbalie. Zorg dat naamkaartjes en bewegwijzering 60 minuten voor opening klaarstaan en laat bezoekers niet allemaal tegelijk aan één rondleiding beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.