Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una fábrica
Una jornada de puertas abiertas de fábrica necesita más coordinación que una simple visita. Empieza fijando el horario y el aforo, y después organiza las inscripciones, las rutas guiadas y los turnos de los guías. La seguridad, el acceso y la información para visitantes deben estar cerrados antes de anunciar el evento. En los últimos días, céntrate en confirmar reservas, preparar la recepción, montar el catering y señalizar el recorrido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar la fecha y el horario de apertura
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Enviar información a los visitantes
- 6
Fijar rutas de visita guiada
2 personas
- 7
Programar a los guías
- 8
Hacer reservas
- 9
Realizar el pedido de catering
- 10
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
- 11
Crear un mapa para los visitantes
- 12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 13
Confirmar reservas de visitas guiadas
- 14
Imprimir la lista de visitantes
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 18
Comprobar la ruta de acceso
2 personas
- 19
Asegurar los puestos de trabajo
3 personas
- 20
Comprobar la ruta de tráfico
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 23
Montar el bufé de catering
3 personas
- 24
Montar los puestos de visita guiada
3 personas
- 25
Colocar la señalización
3 personas
- 26
Colocar señales de seguridad
2 personas
- 27
Colgar la decoración
2 personas
- 28
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 29
Preparar el material de presentación
2 personas
- 30
Preparar café y té
2 personas
- 31
Preparar aperitivos
3 personas
- 32
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 33
Atender la recepción
2 personas
- 34
Registrar a los visitantes
2 personas
- 35
Dar la bienvenida y explicar
- 36
Guiar visitas
4 personas
- 37
Explicar las normas de seguridad
2 personas
- 38
Coordinar demostraciones
3 personas
- 39
Realizar presentaciones
2 personas
- 40
Servir café y té
2 personas
- 41
Servir aperitivos
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 44
Comprobar los baños
- 45
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 46
Coordinar el momento de fotos
- 47
Guiar la última visita
3 personas
- 48
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 49
Recoger la vajilla
3 personas
- 50
Recoger el catering
3 personas
- 51
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 52
Retirar la decoración
2 personas
- 53
Recoger el equipo
2 personas
- 54
Retirar los residuos
2 personas
- 55
Limpiar espacios
4 personas
- 56
Limpiar los sanitarios
2 personas
- 57
Revisar el terreno
2 personas
- 58
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 59
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 8
- Mostrador de recepción
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Megáfonos de manocant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 10
- Rejillas de enfriamientocant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Jarrascant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 20
- Photowall
- Plantas decorativascant. 8
Seguridad
- Cascos de seguridadcant. 40
- Gafas de seguridadcant. 40
- Protectores auditivoscant. 40
- Chalecos reflectantescant. 20
- Postes separadorescant. 20
- Cinta de balizamientocant. 6
- Señales de seguridadcant. 12
- Botiquín de primeros auxilioscant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
Información
- Señales de rutacant. 15
- Folletos del programacant. 150
- Planoscant. 150
- Formularios de inscripcióncant. 150
- Portalápicescant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 6
- Cuboscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
- Guantes de limpiezacant. 12
- Pinzas para residuoscant. 2
- Cestos para la ropacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha, el horario y la forma de inscripción antes de cerrar el resto de detalles. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y poder ajustar las rutas guiadas y el catering.
- Divide las visitas en turnos con una hora de inicio y una duración definida. Confirma cada reserva y prepara una lista impresa de visitantes para recepción; depender solo del correo del móvil suele ralentizar la entrada.
- Envía la información a los visitantes al menos 3 días antes. Incluye el punto de acceso, el mapa, las normas de seguridad, la duración de la visita y qué hacer si llegan tarde.
- Cierra las necesidades de catering 5-7 días antes y separa las preferencias dietéticas de la lista general. Enfría las bebidas el día anterior y prepara con antelación todo lo que no sea perecedero.
- Haz una comprobación final de acceso, tráfico y puestos de trabajo el día anterior. Coloca mesas, sillas, recepción, bufé y señalización antes de abrir; prueba también proyectores, micrófonos, altavoces y cables con corriente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de fábrica?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá inscripciones y varias visitas guiadas. Reserva la última semana para confirmar asistentes, cerrar el catering, revisar la seguridad y preparar la señalización.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada por una fábrica?
- Programa normalmente entre 45 y 60 minutos por grupo, más 10-15 minutos para entradas y salidas. Deja al menos 15 minutos entre turnos para evitar que los grupos se mezclen en la ruta.
- ¿Cuándo debo confirmar las reservas de las visitas guiadas?
- Confírmalas entre 3 y 5 días antes de la jornada. Envía al visitante la hora, el punto de encuentro, la duración y las instrucciones de acceso, y conserva una lista actualizada para recepción.
- ¿Cuándo se prepara el catering para una jornada de puertas abiertas?
- Haz el pedido definitivo 5-7 días antes, después de revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Monta el bufé el mismo día y deja las bebidas enfriándose desde el día anterior.
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