Organiser une journée portes ouvertes d’usine, étape par étape
Une journée portes ouvertes d’usine se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer les horaires, gérer les inscriptions et définir le nombre de visiteurs attendu par créneau. Ensuite, construisez des itinéraires sûrs, affectez les guides et préparez les informations pratiques. Les derniers jours servent surtout à vérifier les accès, installer l’accueil, sécuriser les zones de travail et coordonner les visites avec la restauration.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier la date et les horaires d'ouverture
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Envoyer les informations aux visiteurs
- 6
Définir les itinéraires des visites guidées
2 personnes
- 7
Planifier les guides
- 8
Faire les réservations
- 9
Passer la commande traiteur
- 10
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
- 11
Créer un plan pour les visiteurs
- 12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 13
Confirmer les réservations de visites guidées
- 14
Imprimer la liste des visiteurs
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Refroidir les boissons
2 personnes
- 17
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
- 18
Vérifier l’accès
2 personnes
- 19
Sécuriser les zones de travail
3 personnes
- 20
Vérifier l’itinéraire de circulation
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
- 23
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 24
Installer les postes de visite guidée
3 personnes
- 25
Installer la signalisation
3 personnes
- 26
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
- 27
Suspendre la décoration
2 personnes
- 28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 29
Installer le matériel de présentation
2 personnes
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Préparer les en-cas
3 personnes
- 32
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 33
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 34
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 35
Accueillir et donner les explications
- 36
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 37
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
- 38
Encadrer les démonstrations
3 personnes
- 39
Assurer les présentations
2 personnes
- 40
Servir le café et le thé
2 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Vider les poubelles
2 personnes
- 44
Vérifier les toilettes
- 45
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 46
Animer le moment photo
- 47
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
- 48
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 49
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 50
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 51
Démonter le mobilier
4 personnes
- 52
Retirer la décoration
2 personnes
- 53
Ranger le matériel
2 personnes
- 54
Évacuer les déchets
2 personnes
- 55
Nettoyer les espaces
4 personnes
- 56
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
- 57
Faire le tour du site
2 personnes
- 58
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 59
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 100
- Tabourets de barqté 8
- Accueil
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Enceintes portablesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Mégaphones manuelsqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 150
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Thermosqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 10
- Râteliers de refroidissementqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Carafesqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 120
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 20
- Mur photo
- Plantes décorativesqté 8
Sécurité
- Casques de sécuritéqté 40
- Lunettes de sécuritéqté 40
- Protections auditivesqté 40
- Gilets de sécuritéqté 20
- Poteaux de balisageqté 20
- Ruban de balisageqté 6
- Panneaux de sécuritéqté 12
- Trousse de premiers secoursqté 2
- Tapis antidérapantsqté 6
Informations
- Panneaux de directionqté 15
- Brochures du programmeqté 150
- Plansqté 150
- Formulaires d'inscriptionqté 150
- Pots à crayonsqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 6
- Seauxqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettesqté 6
- Gants de nettoyageqté 12
- Pinces à déchetsqté 2
- Paniers à lingeqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez des créneaux de visite plutôt qu’une arrivée entièrement libre. Confirmez les réservations quelques jours avant et gardez une liste imprimée des visiteurs pour l’accueil.
- Limitez chaque itinéraire au nombre de personnes que les guides peuvent réellement encadrer. Prévoyez un plan simple pour les visiteurs, avec les accès, les postes de visite et les zones interdites.
- Ne laissez pas les consignes de sécurité au dernier moment. Rédigez-les avant l’envoi des informations aux visiteurs et vérifiez que la circulation prévue ne croise pas une zone de travail active.
- Préparez l’accueil avant l’installation du buffet : badges nominatifs, ordinateurs, liste des inscriptions et signalisation doivent être réunis au même endroit. Ajoutez une personne capable de traiter les changements et les besoins alimentaires.
- Refroidissez les boissons à l’avance et séparez la restauration longue conservation du service du jour. Vérifiez aussi le nombre de tables, chaises, verres, assiettes et couverts en fonction des visiteurs attendus, plutôt que du seul nombre de réservations initiales.
Questions fréquentes
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes d’usine ?
- Envoyez-les au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de confirmer les visites guidées, les besoins alimentaires et la liste d’accueil.
- Combien de visiteurs prévoir par visite guidée en usine ?
- Le nombre dépend de la sécurité, du bruit et de la capacité d’écoute du groupe. En pratique, prévoyez des groupes d’environ 10 à 15 personnes par guide, puis ajoutez un créneau plutôt que de surcharger un itinéraire.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes d’usine ?
- La veille, contrôlez les accès, la signalisation, l’itinéraire de circulation, les zones sécurisées et le matériel d’accueil. Vérifiez également les réservations, les badges, les boissons réfrigérées et le fonctionnement des équipements électriques.
- Comment gérer les visiteurs sans réservation ?
- Réservez un petit quota de places par créneau, si les règles de sécurité le permettent, et notez les arrivées à l’accueil. Lorsque les groupes sont complets, dirigez les visiteurs vers le prochain créneau disponible au lieu de les intégrer immédiatement à une visite déjà chargée.
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