Checklist voor een fabriek open dag organiseren

Een fabriek open dag vraagt om meer dan een uitnodiging en een rondleiding. Je regelt tegelijk bezoekersstromen, veilige werkplekken, reserveringen, catering en duidelijke bewegwijzering. Begin met datum en openingstijden, werk daarna de rondleidingsroutes en capaciteit uit en leg bezoekersinformatie tijdig vast. In de laatste week controleer je de toegangsroute, druk je de bezoekerslijst af en test je alle apparatuur op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Rondleidingsroutes vastleggen
2 personen
Rondleiders inplannen
Reserveringen maken
Cateringbestelling plaatsen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Rondleidingsboekingen bevestigen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Toegangsroute controleren
2 personen
Werkplekken veiligstellen
3 personen
Verkeersroute controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Rondleidingsposten inrichten
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Welkom en uitleg geven
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Fotomoment begeleiden
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Terrein nalopen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Ontvangstbalie
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handmegafonenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10
Koelrekkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Kannenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 20
Fotowand
Decoratieve plantenaantal 8

Veiligheid

Veiligheidshelmenaantal 40
Veiligheidsbrillenaantal 40
Gehoorbeschermersaantal 40
Veiligheidsvestenaantal 20
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Veiligheidsbordenaantal 12
EHBO-setaantal 2
Antislipmattenaantal 6

Informatie

Routebordenaantal 15
Programmafoldersaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Pennenbakkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 2
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in tijdsloten en koppel aan elk tijdslot een vaste rondleider. Houd ruimte vrij tussen groepen, zodat bezoekers niet bij een volgende rondleidingspost aankomen voordat die klaar is.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld de toegangsroute, parkeeraanwijzingen, starttijd van de rondleiding, veiligheidsinstructies en wat bezoekers bij de ontvangstbalie moeten doen.
Controleer werkplekken en verkeersroutes minimaal 1 dag vooraf. Zet materialen buiten bereik, markeer looproutes en plaats bewegwijzering vanaf de ingang tot de ontvangstbalie en de rondleidingsposten.
Verwerk dieetwensen vóór je de cateringbestelling plaatst, bij voorkeur uiterlijk 5 dagen vooraf. Zet houdbare catering eerder klaar, koel dranken op tijd en gebruik aparte serveerschalen voor afwijkende opties.
Test laptops, projector, scherm, speakers en draadloze microfoons vóór opening. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee, maar leg kabels niet los over bezoekersroutes; controleer ook of de ontvangstbalie, tafels, stoelen en afvalbakken logisch staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fabriek open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, openingstijden, uitnodigingen en de rondleidingsopzet. Plan de laatste 7 dagen voor bezoekersinformatie, reserveringsbevestigingen, veiligheidscontrole en praktische opbouw.
Wanneer moet ik bezoekers aanmelden voor een fabriek open dag?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de definitieve bezoekerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf. Bevestig rondleidingsboekingen en verstuur de laatste bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de open dag.
Hoeveel tijd moet ik tussen rondleidingen laten?: Houd minimaal 15 minuten tussen twee groepen op dezelfde route. Zo kunnen rondleiders de groep afronden, bezoekersstromen kruisen elkaar minder snel en blijft er tijd voor vragen of een vertraagde start.
Wanneer controleer ik de veiligheid op de fabriek open dag?: Doe een eerste controle 1 week vooraf en een volledige ronde op de dag vóór opening. Controleer dan de toegangsroute, verkeersroute, werkplekken, bewegwijzering, rondleidingsposten en de werking van eventuele communicatieapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.