Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en usine
Une journée portes ouvertes en usine demande une préparation différente d’un événement classique : les visiteurs doivent circuler sans risque, comprendre le parcours et être accueillis à des horaires précis. Cette checklist regroupe les tâches à suivre, du choix des horaires jusqu’au rangement final. Elle couvre aussi les visites guidées, les inscriptions, les consignes de sécurité, le buffet et le matériel technique. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Définir les itinéraires des visites guidées
2 personnes
Planifier les guides
Faire les réservations
Passer la commande traiteur
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Confirmer les réservations de visites guidées
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Vérifier l’accès
2 personnes
Sécuriser les zones de travail
3 personnes
Vérifier l’itinéraire de circulation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer les postes de visite guidée
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir et donner les explications
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Animer le moment photo
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Faire le tour du site
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 100
- Tabourets de barqté 8
- Accueil
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Enceintes portablesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Mégaphones manuelsqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 150
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Thermosqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 10
- Râteliers de refroidissementqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Carafesqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 120
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 20
- Mur photo
- Plantes décorativesqté 8
Sécurité
- Casques de sécuritéqté 40
- Lunettes de sécuritéqté 40
- Protections auditivesqté 40
- Gilets de sécuritéqté 20
- Poteaux de balisageqté 20
- Ruban de balisageqté 6
- Panneaux de sécuritéqté 12
- Trousse de premiers secoursqté 2
- Tapis antidérapantsqté 6
Informations
- Panneaux de directionqté 15
- Brochures du programmeqté 150
- Plansqté 150
- Formulaires d'inscriptionqté 150
- Pots à crayonsqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 6
- Seauxqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettesqté 6
- Gants de nettoyageqté 12
- Pinces à déchetsqté 2
- Paniers à lingeqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Publiez les horaires et la date au moins 4 semaines à l’avance, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’ouverture. Indiquez clairement les créneaux de visite, le point d’accueil et les conditions d’accès.
- Fixez une capacité maximale par visite guidée et confirmez chaque réservation avant le jour J. Préparez une liste imprimée des visiteurs, avec les besoins alimentaires signalés lors de l’inscription.
- Prévoyez au moins 1 guide par groupe et un itinéraire de secours. Le parcours doit éviter les zones de travail actives et comporter une signalisation visible à chaque changement de direction.
- Terminez la vérification de sécurité la veille : accès, circulation, zones interdites, éclairage et consignes à remettre aux visiteurs. Gardez un mégaphone ou un microphone disponible si le groupe dépasse 20 personnes.
- Installez l’accueil, le buffet et les postes de visite avant l’arrivée du public, idéalement 2 heures à l’avance. Refroidissez les boissons, remplissez les thermos et testez projecteur, enceintes, microphones, rallonges et multiprises.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes en usine ?
- Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines. Ce délai permet de publier les horaires, gérer les inscriptions, commander la restauration, planifier les guides et sécuriser les itinéraires.
- Quand confirmer les réservations de visites guidées ?
- Confirmez-les 3 à 5 jours avant l’événement, puis préparez la liste définitive la veille. Prévoyez aussi quelques places pour les visiteurs non inscrits si la capacité de sécurité le permet.
- Combien de guides faut-il prévoir pour les visiteurs ?
- Prévoyez au moins 1 guide par groupe et adaptez la taille des groupes à la visibilité et aux contraintes du site. Pour un parcours technique, un groupe de 10 à 15 personnes est généralement plus facile à encadrer.
- Quand installer le matériel pour une journée portes ouvertes en usine ?
- Installez les tables, chaises, l’accueil, le buffet et la signalisation la veille si l’accès est possible. Faites le test du matériel audiovisuel et des branchements au moins 2 heures avant l’ouverture.
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