Wat heb je nodig voor een expositierondleiding?

Voor een expositierondleiding heb je meer nodig dan alleen kunstwerken en een rondleider. Bezoekers moeten zich kunnen aanmelden, hun route kunnen vinden en tijdens of na de rondleiding iets kunnen drinken. Denk daarom aan ontvangstmeubilair, naambadges, routeborden, servies, cateringmateriaal en werkende techniek. Met deze boodschappenlijst zie je snel wat je vooraf moet kopen, lenen of meenemen en welke spullen je vlak voor aanvang moet klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3
Bistrotafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Kapstokaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Barcode- of QR-scanner
Printer
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Tafelkledenaantal 9

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 2 dozen
- Volle melk - 4 liter
- Havermelk - 3 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- IJsblokjes - 5 kilo
- Stokbroden - 8 stuks
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Hummus - 4 bakjes
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Brie - 1 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 40 stuks
- Komkommers - 6 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Rijstcrackers - 3 pakken
- Ongezouten noten - 2 zakken
- Olijven - 3 potten
- Augurken - 2 potten
- Toastjes - 8 pakken
- Crackers - 6 pakken
- Koekjes - 6 pakken
- Mini-muffins - 60 stuks
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan koekjes - 2 pakken
- Servetten - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flacons

Tips

Plan per 10 tot 15 bezoekers één rondleider of deel de groep op in meerdere rondleidingen. Zo blijven verhalen verstaanbaar en ontstaan er minder opstoppingen bij kunstwerken.
Neem per bezoeker minimaal één glas of kopje mee en reken voor koffie en thee op één extra set per 10 personen. Extra servies voorkomt afwasstress wanneer bezoekers langer blijven napraten.
Zorg voor minstens twee routeborden: één bij de entree en één op het eerste beslispunt. Bij meerdere zalen voeg je per volgende afslag een bord toe, zodat bezoekers niet naar de ontvangstbalie terug hoeven.
Test laptop, scanner, printer, speaker en microfoon uiterlijk 30 minuten voor ontvangst. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting is een veelvoorkomende reden dat techniek pas tijdens de rondleiding wordt opgelost.
Koel dranken minimaal 2 uur vooraf en zet hapjes in schaaltjes met serveertangen klaar. Houd dieetwensen apart herkenbaar en reserveer een aparte plek op het buffet voor producten zonder veelvoorkomende allergenen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een expositierondleiding?: Zet ongeveer 1 stoel per 3 tot 4 bezoekers klaar als de rondleiding grotendeels staand plaatsvindt. Voor een presentatie of ontvangst waarbij iedereen zit, heb je 1 stoel per bezoeker nodig, plus 2 extra stoelen voor de organisatie.
Hoeveel glazen en koffiekopjes moet ik kopen voor een expositierondleiding?: Reken op 1 glas of kopje per bezoeker en voeg 10 procent reserve toe. Voor 40 bezoekers zijn dat dus 44 glazen en 44 koffiekopjes; gebruik je beide tijdens hetzelfde programma, dan heb je 88 stuks servies nodig.
Welke techniek heb ik nodig voor een rondleiding door een expositie?: Voor een groep tot ongeveer 20 personen is een draagbare speaker vaak voldoende; bij grotere groepen plan je ook een draadloze microfoon. Test laptop, scanner, printer, kabels en stekkerdozen minimaal 30 minuten voor de start.
Wanneer moet ik de catering voor een expositierondleiding klaarzetten?: Zet dranken uiterlijk 2 uur vooraf koud en richt het buffet 30 tot 45 minuten voor de ontvangst in. Bereid kwetsbare hapjes zo laat mogelijk, bij voorkeur binnen 30 minuten voor het programma, zodat ze vers blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.