Einkaufsliste für eine Ausstellungsführung
Für eine Ausstellungsführung brauchst du mehr als Informationsmaterial und einen guten Rundgang. Plane den Empfang, die Orientierung im Ausstellungsraum, die Technik und eine kleine Bewirtung von Anfang an mit ein. Pro 20 bis 25 Besucher sollte eine Ansprechperson am Empfang verfügbar sein; bei größeren Gruppen helfen Absperrpfosten und klare Wegweiser. Die vollständige Liste auf dieser Seite zeigt dir, was du einkaufen, ausleihen oder rechtzeitig reservieren solltest.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 3
- BistrotischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Barcode- oder QR-Scanner
- Drucker
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- TischdeckenAnz. 9
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Vollmilch - 4 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Eiswürfel - 5 Kilo
- Baguettes - 8 Stück
- Frischkäse - 4 Becher
- Hummus - 4 Schalen
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Gurken - 6 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Reiswaffeln - 3 Packungen
- Ungesalzene Nüsse - 2 Beutel
- Oliven - 3 Gläser
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Toast - 8 Packungen
- Cracker - 6 Pakete
- Kekse - 6 Packungen
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Vegane Kekse - 2 Packungen
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Spender
Tipps
- Plane pro erwarteter Person zwei Gläser oder Becher ein, wenn Kaffee, Wasser und weitere Getränke angeboten werden. Für 50 Gäste sind damit etwa 100 Gläser beziehungsweise Tassen realistisch.
- Lege für jede angemeldete Person ein Namensschild an und drucke zusätzlich 10 Prozent Reserve aus. Bei 60 Anmeldungen brauchst du also 66 Schilder und passende Badgehalter.
- Teste Laptop, Lautsprecher, kabelloses Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Vortag im Ausstellungsraum. Prüfe dabei auch, ob die Technik während des Rundgangs laut genug und ohne Stolperstellen aufgestellt werden kann.
- Stelle für den Empfang einen Tisch, Besucherliste, Drucker sowie Barcode- oder QR-Scanner bereit. Rechne bei 50 Gästen mit mindestens 30 Minuten Einlasszeit und besetze die Theke mit zwei Personen, wenn viele Anmeldungen gleichzeitig eintreffen.
- Kühle die Getränke mindestens zwei Stunden vor Beginn und stelle Abfallbehälter direkt an Buffet und Ausgang auf. Für die Bewirtung werden außerdem Teller, Besteck, Schälchen, Servierzangen und Serviertabletts oft zu spät eingeplant.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Ausstellungsführung?
- Du brauchst Ausstattung für Empfang, Orientierung, Rundgang und Bewirtung: Empfangstisch, Namensschilder, Wegweiser, Technik, Geschirr, Getränke und Abfallbehälter. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bei Schildern, Geschirr und Verbrauchsmaterial ein.
- Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Führung?
- Drucke pro angemeldeter Person ein Namensschild plus 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen sind das 44 Schilder; passende Badgehalter und einen Stift für kurzfristige Änderungen solltest du ebenfalls bereitlegen.
- Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Besucher?
- Rechne mit mindestens 100 Gläsern oder Tassen, wenn während des Empfangs mehrere Getränke angeboten werden. Teller und Besteck solltest du für alle 50 Personen plus etwa 10 Prozent Reserve einplanen, also rund 55 Sets.
- Wann muss ich die Technik für eine Ausstellungsführung testen?
- Führe den vollständigen Techniktest spätestens 24 Stunden vor Beginn durch und wiederhole eine kurze Kontrolle 60 Minuten vor dem Einlass. Teste nicht nur Laptop und Mikrofon, sondern auch Lautsprecher, Stromanschlüsse und Verlängerungskabel.
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