Qué necesitas para una visita guiada de exposición
Una visita guiada de una exposición necesita más que entradas y un guía. Hay que preparar la recepción, identificar a los visitantes, marcar el recorrido y tener lista la información de las obras. Para el catering, calcula las cantidades según las inscripciones y deja margen para dietas especiales. Esta lista reúne el material que conviene comprar, alquilar o llevar para que el grupo avance sin esperas y la parte técnica funcione desde el primer minuto.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas bistrocant. 6
- Sillascant. 60
- Percherocant. 2
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Escáner de código de barras o QR
- Impresora
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Señales de rutacant. 12
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Mantelescant. 9
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 2 cajas
- Leche entera - 4 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Limones - 8 unidades
- Cubitos de hielo - 5 kilos
- Barras de pan - 8 unidades
- Queso crema - 4 tarrinas
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso joven - 1,5 kilo
- Brie - 1 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Pepinos - 6 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Crackers de arroz - 3 paquetes
- Frutos secos sin sal - 2 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Pepinillos - 2 tarros
- Tostadas - 8 paquetes
- Crackers - 6 paquetes
- Galletas - 6 paquetes
- Mini muffins - 60 unidades
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Galletas veganas - 2 paquetes
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
Consejos
- Prepara una acreditación y un portabadge por visitante confirmado, más un 10 % adicional para inscripciones de última hora o credenciales dañadas.
- Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade aperitivos suficientes para que cada invitado pueda servirse sin formar cola en la recepción.
- Lleva al menos un vaso, plato y juego de cubiertos por persona, y reserva un 15 % extra para reposiciones durante la visita y el catering.
- Comprueba el portátil, el micrófono inalámbrico, el altavoz y los cables con 60 minutos de antelación. Prueba también las regletas y los alargadores en la ubicación real.
- Coloca las señales de ruta antes de abrir la recepción y usa postes separadores en los puntos donde el flujo pueda cruzarse. Ten preparada una papelera cerca de las mesas del buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas acreditaciones necesito para una visita guiada?
- Prepara una por cada visitante inscrito y añade un 10 % extra. Para 40 personas, por ejemplo, lleva 44 acreditaciones y portabadges.
- ¿Cuánta bebida compro para una visita guiada de exposición?
- Calcula entre dos y tres bebidas por persona durante la primera hora. Para 30 visitantes, son entre 60 y 90 bebidas, ajustando la cantidad si la visita dura más o incluye catering adicional.
- ¿Cuándo tengo que probar el equipo técnico?
- Haz una primera prueba el día anterior y otra al menos 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba especialmente el micrófono, el altavoz, el portátil, los subtítulos y las conexiones eléctricas.
- ¿Cuándo preparo las señales y la mesa de recepción?
- Monta la recepción, las mesas y la señalización de ruta antes de la llegada del primer visitante, preferiblemente entre 60 y 90 minutos antes. Así todavía tendrás tiempo para corregir el recorrido o mover el mobiliario.
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