Que faut-il prévoir pour une visite guidée d’exposition ?

Pour une visite guidée d’exposition, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir un accueil fluide, des badges, une signalétique visible et le matériel nécessaire aux guides. Cette liste couvre les fournitures pour recevoir les visiteurs, organiser le buffet et assurer la visite dans de bonnes conditions. Vérifie les quantités après avoir arrêté le nombre d’inscrits et le nombre de groupes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table d’accueil
Tables de buffetqté 3
Tables bistrotqté 6
Chaisesqté 60
Porte-manteauqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Lecteur de code-barres ou de QR code
Imprimante
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Nappesqté 9

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait entier - 4 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 5 kilos
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage frais - 4 pots
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Brie - 1 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Galettes de riz - 3 paquets
- Noix non salées - 2 sacs
- Olives - 3 bocaux
- Cornichons - 2 pots
- Toast - 8 paquets
- Crackers - 6 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Mini-muffins - 60 pièces
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Biscuits vegan - 2 pakken
- Serviettes - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévois une table d’accueil, des badges nominatifs et un porte-badge par visiteur inscrit, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions ajoutées le jour même.
Pour le buffet, compte au minimum un verre, une assiette et un jeu de couverts par personne, puis ajoute environ 10 % de réserve. Prévois aussi des bols et des pinces pour les en-cas.
Achète ou emprunte les panneaux de direction et les poteaux de balisage au moins une semaine avant la visite : ils sont souvent oubliés jusqu’au montage de l’accueil.
Teste l’ordinateur portable, le lecteur de code-barres ou de QR code, l’imprimante, le micro et l’enceinte au plus tard la veille. Ajoute des rallonges et des multiprises adaptées au nombre de branchements.
Refroidis les boissons quelques heures avant l’arrivée du public et installe les glacières, les thermos, la machine à café ou les bouilloires avant le briefing des guides.

Questions fréquentes

Combien de verres et d’assiettes faut-il pour une visite guidée ?: Prévois un verre, une assiette et un jeu de couverts par participant. Ajoute 10 % de réserve, soit 55 unités pour un groupe de 50 personnes.
Quand préparer les badges pour une visite d’exposition ?: Imprime la liste des visiteurs et prépare les badges la veille. Garde 5 à 10 badges vierges à l’accueil pour les changements de dernière minute.
Quel matériel technique faut-il tester avant la visite guidée ?: Teste l’ordinateur portable, le lecteur de QR code, l’imprimante, l’enceinte portable et le micro sans fil au plus tard 24 heures avant. Vérifie aussi chaque rallonge et multiprise sur place.
Quand acheter les boissons et les en-cas ?: Achète les boissons et les produits frais un à deux jours avant la visite. Mets les boissons au frais au moins 3 heures avant l’ouverture de l’accueil et prépare les en-cas juste avant le buffet.

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