Checklist voor een goed voorbereide expositieopening

Een expositieopening vraagt om meer dan werken ophangen en een uitnodiging versturen. Je regelt tegelijk de ontvangst, het programma, de catering, de techniek en de presentatie van elk werk. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat pas op de laatste dagen kan. Let vooral op onderdelen die vaak te laat gebeuren: dieetwensen, bijschriften, bewegwijzering, schadecontrole en het testen van microfoon of presentatiescherm.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Expositiedatum en tijd vastleggen
2 personen
Openingstijden afstemmen
2 personen
Genodigdenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingstekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Opening online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma voor opening maken
2 personen
Sprekers en welkomstwoord vastleggen
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Dranken en hapjes reserveren
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Bordjes en zaalteksten printen
2 personen
Bewegwijzering printen
Werkbeschrijvingen controleren
2 personen
Kunstwerken transporteren
3 personen
Kunstwerken uitpakken
3 personen
Kunstwerken op schade controleren
2 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Sculpturen en objecten plaatsen
3 personen
Bijschriften bij werken plaatsen
2 personen
Zaalteksten ophangen
2 personen
Belichting op kunstwerken richten
2 personen
Techniek en muziek testen
2 personen
Presentatie openen en testen
Route en toegankelijkheid controleren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en hapjestafels vullen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Team kort instrueren
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes bijvullen
2 personen
Opening aankondigen
Welkomstwoord uitspreken
Expositie officieel openen
Rondleiding verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Toezicht houden in expositieruimte
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Bezoekers informeren over sluiting
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Techniek uitschakelen en opbergen
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Kunstwerken verpakken
3 personen
Kunstwerken retourneren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 12
Ontvangstbalie
Kledingrek
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speaker
Microfoon
Laptop
Presentatiescherm
Laddersaantal 2
Gereedschapskist
Rolmaat
Waterpas
Handschoenenaantal 6

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Fotowand
Kleefhakenaantal 30
Sierlintaantal 4
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkenopenersaantal 4
Theedozenaantal 2
Melkkannetjesaantal 4
Suikerbakjesaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de expositiedatum, openingstijden en het programma eerst vast. Verstuur uitnodigingen zodra de sprekers en het welkomstwoord definitief zijn, zodat gasten uiterlijk twee tot drie weken vooraf kunnen reageren.
Plan de opbouw in twee momenten: transport en schadecontrole eerst, ophangen en teksten plaatsen daarna. Houd voor kunstwerken minimaal één volledige werkdag tussen uitpakken en de opening vrij voor herstel of opnieuw plaatsen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bepaal de catering op basis van het verwachte aantal gasten. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer of wijnglazen, waterglazen, borden en serveerbestek beschikbaar zijn.
Test techniek niet pas bij aanvang. Controleer laptop, presentatiescherm, microfoon, draagbare speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen tijdens de opbouw en leg een alternatief klaar voor het welkomstwoord.
Loop de route als bezoeker voordat de deuren opengaan. Controleer ontvangstbalie, kledingrek, afvalbakken, bewegwijzering, zaalteksten, bijschriften en verlichting; een ontbrekend bordje valt juist tijdens de eerste drukte snel op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een expositieopening organiseren?: Begin minimaal zes tot acht weken vooraf met datum, openingstijden, genodigden en programma. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur twee tot drie weken voor de opening en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een expositieopening?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Tel daarnaast water mee en houd rekening met koffie en thee als die in het programma of bij de catering zijn opgenomen.
Wanneer moeten kunstwerken voor een expositieopening worden opgehangen?: Plan het transport en uitpakken uiterlijk één tot twee dagen voor de opening. Controleer elk werk direct op schade en reserveer daarna minstens een volledige werkdag voor ophangen, bijschriften en zaalteksten.
Wanneer test ik de microfoon en het presentatiescherm?: Test alle techniek tijdens de opbouw, minimaal enkele uren vóór de ontvangst. Controleer ook kabels, stekkerdozen en het geluid op de plek waar het welkomstwoord wordt uitgesproken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.