Checklist para organizar la inauguración de una exposición

Una inauguración de exposición necesita más que obras colgadas y algo de bebida. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: fija la fecha, coordina invitados y ponentes, prepara el catering y deja lista la sala. También contempla lo que suele retrasarse, como revisar daños durante el transporte, colocar los textos de sala y probar el sonido. Úsala como guía de control desde la planificación inicial hasta la apertura de puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y hora de la exposición
2 personas
Coordinar los horarios de apertura
2 personas
Preparar la lista de invitados
2 personas
Escribir el texto de invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la inauguración en línea
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa de inauguración
2 personas
Coordinar a los ponentes y el discurso de bienvenida
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Reservar bebidas y aperitivos
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Imprimir carteles y textos de sala
2 personas
Imprimir señalización
Comprobar las descripciones de trabajo
2 personas
Transportar obras de arte
3 personas
Desembalar obras de arte
3 personas
Comprobar si las obras están dañadas
2 personas
Colgar obras de arte
3 personas
Colocar esculturas y objetos
3 personas
Colocar los rótulos de las obras
2 personas
Colgar los textos del salón
2 personas
Dirigir la iluminación hacia las obras de arte
2 personas
Probar la técnica y la música
2 personas
Abrir y probar la presentación
Comprobar la ruta y la accesibilidad
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el espacio de catering
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Rellenar el buffet y las mesas de aperitivos
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Instruir brevemente al equipo
3 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer aperitivos
2 personas
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida
Inaugurar oficialmente la exposición
Realizar una visita guiada
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Vigilar la sala de exposición
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
Informar a los visitantes sobre el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Recoger y llevar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Apagar y guardar el equipo técnico
2 personas
Revisar las obras de arte
2 personas
Empaquetar las obras de arte
3 personas
Devolver las obras de arte
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Taburetescant. 12
Mostrador de recepción
Perchero
Mantelescant. 8
Papeleracant. 6

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Jarracant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz portátil
Micrófono
Portátil
Pantalla de presentación
Escalerascant. 2
Caja de herramientas
Cinta métrica
Nivel
Guantescant. 6

Decoración

Decoración de mesacant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Photowall
Ganchos adhesivoscant. 30
Cinta decorativacant. 4
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 12
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Cajas de técant. 2
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra fecha y horario con suficiente margen para coordinar la apertura, el discurso y el acceso de proveedores. Envía las invitaciones cuando el programa esté definido y confirma las inscripciones antes de calcular las cantidades del catering.
Reserva las bebidas y aperitivos según las confirmaciones, y recoge las preferencias dietéticas al registrarse. Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, además de agua, café y opciones sin alcohol.
Programa el montaje de las obras antes del día de la inauguración. Al desembalarlas, comprueba una por una si presentan daños y deja tiempo para corregir etiquetas, textos de sala o posiciones antes de recibir al público.
Prepara la señalización para que una persona que llega por primera vez encuentre la entrada, la recepción, los aseos y la exposición sin preguntar. Imprime los carteles y textos de sala con antelación y revisa que los nombres y descripciones coincidan con la lista de obras.
Haz una prueba técnica completa el mismo día, o como mínimo 24 horas antes: micrófono, altavoz, portátil, pantalla, cables y regletas. Ten a mano una escalera, cinta métrica, nivel y caja de herramientas para resolver ajustes de última hora sin desmontar la sala.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una inauguración de exposición?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar invitados, cerrar el catering, imprimir materiales y coordinar el transporte y montaje de las obras.
¿Cuánta bebida necesito para una inauguración de exposición?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para toda la duración. Ajusta la compra con las inscripciones confirmadas y reserva parte de las bebidas sin alcohol para cubrir preferencias y conductores.
¿Cuándo se deben montar las obras para la inauguración?: Procura terminar el montaje entre 24 y 48 horas antes de abrir. Así puedes revisar daños, nivelar piezas, colocar rótulos y corregir textos de sala sin trabajar con los invitados entrando.
¿Qué hay que comprobar el día de la inauguración?: Haz una revisión final entre 2 y 3 horas antes: obras y etiquetas, señalización, recepción, catering, mobiliario y limpieza. Prueba también el micrófono, el altavoz, la pantalla y todas las conexiones eléctricas antes de que llegue el público.

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