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Checkliste für deine Ausstellungseröffnung

Eine Ausstellungseröffnung braucht mehr als aufgehängte Kunstwerke und Getränke. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Programm fest, bearbeite Anmeldungen und plane Catering sowie Technik. In den letzten Tagen zählen vor allem Transport, Zustandskontrolle, Beschriftungen und der Aufbau im Raum. Diese Checkliste hilft dir, die 73 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen und typische Lücken wie fehlende Gläser, unklare Redner oder zu spät gedruckte Saaltexte zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ausstellungsdatum und -uhrzeit festlegen

    2 Personen

  • Öffnungszeiten abstimmen

    2 Personen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungstext schreiben

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Eröffnung online ankündigen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Eröffnungsprogramm erstellen

    2 Personen

  • Redner und Begrüßung festlegen

    2 Personen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks reservieren

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Schilder und Saaltexte drucken

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Arbeitsbeschreibungen prüfen

    2 Personen

  • Kunstwerke transportieren

    3 Personen

  • Kunstwerke auspacken

    3 Personen

  • Kunstwerke auf Schäden prüfen

    2 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    3 Personen

  • Skulpturen und Objekte aufstellen

    3 Personen

  • Beschriftungen an den Werken anbringen

    2 Personen

  • Raumtexte aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung auf Kunstwerke ausrichten

    2 Personen

  • Technik und Musik testen

    2 Personen

  • Präsentation öffnen und testen

  • Route und Zugänglichkeit prüfen

    2 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet- und Snacktische auffüllen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Team kurz einweisen

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Ausstellung offiziell eröffnen

  • Führung durchführen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Aufsicht im Ausstellungsraum übernehmen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

  • Besucher über Schließung informieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Technik ausschalten und verstauen

    2 Personen

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Kunstwerke verpacken

    3 Personen

  • Kunstwerke zurückgeben

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • HockerAnz. 12
  • Empfangstresen
  • Kleiderständer
  • TischdeckenAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • WeingläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffeAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • Laptop
  • Präsentationsbildschirm
  • LeiternAnz. 2
  • Werkzeugkiste
  • Maßband
  • Wasserwaage
  • HandschuheAnz. 6

Dekoration

  • TischdekorationAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • Fotowand
  • KlebehakenAnz. 30
  • DekorationsbandAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 100
  • StifteAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterielampenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 4
  • TeedosenAnz. 2
  • MilchkännchenAnz. 4
  • ZuckerschälchenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor der Eröffnung. Plane mindestens drei Wochen für Einladung, Online-Ankündigung, Rückmeldungen und Bestätigungen ein; Ernährungswünsche solltest du spätestens sieben Tage vorher gesammelt haben.
  • Plane das Eröffnungsprogramm mit festen Minutenangaben. Für Begrüßung, Redebeiträge und Rundgang reichen oft 30 bis 45 Minuten – kläre früh, wer spricht und wer moderiert.
  • Bestimme die Cateringmengen erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und prüfe zusätzlich Gläser, Teller, Besteck, Serviertabletts und Abfallbehälter.
  • Bringe Kunstwerke und Aufhängematerial nicht erst am Eröffnungstag zusammen. Transportiere die Arbeiten möglichst ein bis zwei Tage vorher, kontrolliere jedes Werk auf Schäden und halte Maßband, Wasserwaage, Leiter und Werkzeugkiste bereit.
  • Drucke Schilder, Werkbeschriftungen und Raumtexte vor dem Aufbau und kontrolliere Namen, Titel und Reihenfolge. Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm mindestens am Vortag; Verlängerungskabel werden dabei besonders häufig vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ausstellungseröffnung planen?
Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten, Gästeliste und Programm. Drei Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt und die Online-Ankündigung veröffentlicht sein.
Wie viel Getränke braucht man für eine Ausstellungseröffnung?
Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, einschließlich Wasser. Bestelle die genaue Menge erst nach dem Anmeldeschluss und plane zusätzlich alkoholfreie Getränke sowie Kaffee ein.
Wann sollten Kunstwerke für die Ausstellungseröffnung aufgehängt werden?
Der Aufbau sollte spätestens am Vortag abgeschlossen sein. So bleibt am Eröffnungstag Zeit für eine Schadenskontrolle, Korrekturen an der Hängung und das Anbringen von Werk- und Raumtexten.
Was muss man bei einer Ausstellungseröffnung am Vortag testen?
Prüfe am Vortag Mikrofon, tragbaren Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm sowie Stromanschlüsse und Verlängerungskabel. Kontrolliere außerdem Gläser, Geschirr, Beschilderung und die Platzierung von Empfangstresen und Sitzgelegenheiten.

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