Checklist pour l’ouverture d’une exposition

Une ouverture d’exposition réussie repose sur deux préparations menées en parallèle : accueillir les visiteurs et rendre les œuvres prêtes à découvrir. Commence par fixer la date, les horaires et le programme, puis laisse assez de temps pour les invitations, les inscriptions et le catering. Le montage demande aussi une vraie marge : transport, déballage, contrôle des œuvres, accrochage et textes de salle ne se règlent pas en dernière minute. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 59 éléments à prévoir.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’heure de l’exposition
2 personnes
Coordonner les horaires d’ouverture
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Rédiger le texte d’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'ouverture en ligne
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme de l’inauguration
2 personnes
Fixer les intervenants et le mot de bienvenue
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Réserver les boissons et les snacks
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Imprimer les panneaux et les textes de salle
2 personnes
Imprimer la signalisation
Vérifier les descriptions de travail
2 personnes
Transporter les œuvres d’art
3 personnes
Déballer les œuvres d'art
3 personnes
Vérifier les œuvres pour détecter d’éventuels dégâts
2 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Installer les sculptures et les objets
3 personnes
Ajouter des légendes aux œuvres
2 personnes
Accrocher les textes de salle
2 personnes
Orienter l’éclairage sur les œuvres d’art
2 personnes
Tester la technique et la musique
2 personnes
Ouvrir et tester la présentation
Vérifier l’itinéraire et l’accessibilité
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Remplir le buffet et les tables de snacks
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Prononcer le mot de bienvenue
Ouvrir officiellement l’exposition
Assurer la visite guidée
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Assurer la surveillance dans l’espace d’exposition
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Informer les visiteurs de la fermeture
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Éteindre et ranger le matériel technique
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Emballer les œuvres d’art
3 personnes
Renvoyer les œuvres d'art
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 12
Accueil
Portant à vêtements
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte portable
Microphone
Ordinateur portable
Écran de présentation
Échellesqté 2
Boîte à outils
Mètre ruban
Niveau à bulle
Gantsqté 6

Décoration

Décoration de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Mur photo
Crochets adhésifsqté 30
Ruban décoratifqté 4
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Boîtes de théqté 2
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le planning au moins 3 semaines avant l’ouverture : date, horaires, invités, intervenants et mot de bienvenue doivent être arrêtés avant l’envoi des invitations.
Prévois une relance des invités 5 à 7 jours avant l’événement et confirme les besoins alimentaires afin d’ajuster les quantités de boissons et de snacks.
Réserve une demi-journée complète pour le montage si les œuvres sont nombreuses : déballage, contrôle des dégâts, accrochage, sculptures, légendes et textes de salle prennent plus de temps que prévu.
Imprime les panneaux, descriptions et indications de circulation au plus tard 2 jours avant l’ouverture. Vérifie chaque texte sur place avant de l’accrocher.
Teste le matériel la veille : microphone, enceinte, ordinateur, écran, machines à café et bouilloires. Garde les rallonges, multiprises, échelles, niveau à bulle et boîte à outils dans une zone facilement accessible.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour l’ouverture d’une exposition ?: Envoie-les idéalement 3 semaines avant l’ouverture. Prévois une relance 5 à 7 jours avant, puis traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour monter une exposition ?: Prévois au minimum une demi-journée pour le montage sur place, et davantage si les œuvres sont fragiles ou nombreuses. Ajoute du temps pour contrôler les dégâts, régler les niveaux et poser les légendes et textes de salle.
Quand réserver les boissons et le catering pour un vernissage ?: Réserve les boissons et les snacks environ 10 à 14 jours avant l’ouverture, une fois les inscriptions déjà bien avancées. Ajuste les quantités après la confirmation des invités et des besoins alimentaires.
Que vérifier la veille d’une ouverture d’exposition ?: Vérifie l’accrochage, les descriptions, la signalétique, l’accueil, les poubelles et le mobilier, puis teste tout le matériel électrique et audio. Fais aussi un dernier contrôle des verres, assiettes, couverts et boissons au moins 24 heures avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.