Wat heb je nodig voor een expositieopening?

Voor een expositieopening heb je meer nodig dan drankjes en hapjes. Bezoekers moeten binnenkomen, hun jas kwijt kunnen, iets kunnen drinken en de kunstwerken goed kunnen bekijken. Regel daarom ook ontvangstmeubilair, servies, presentatieapparatuur en materialen voor zaalteksten en bewegwijzering. Stem de hoeveelheden af op het aantal bevestigde gasten en houd rekening met minstens 10% extra voor onverwachte bezoekers of breuk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 12
Ontvangstbalie
Kledingrek
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speaker
Microfoon
Laptop
Presentatiescherm
Laddersaantal 2
Gereedschapskist
Rolmaat
Waterpas
Handschoenenaantal 6

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Fotowand
Kleefhakenaantal 30
Sierlintaantal 4
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkenopenersaantal 4
Theedozenaantal 2
Melkkannetjesaantal 4
Suikerbakjesaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroen - 6 stuks
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Ginger ale - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witbier - 24 flesjes
- Rode wijn - 6 flessen
- Witte wijn - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 3 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- IJsblokjes - 8 zakken
- Stokbrood - 8 stuks
- Roomkaas - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Brie - 1 kilo
- Jonge kaas - 1 kilo
- Gerookte kipfilet - 750 gram
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Worteltjes - 2 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gezouten noten - 1 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Kruidencrackers - 6 pakken
- Miniquiches - 120 stuks
- Vegetarische bladerdeeghapjes - 120 stuks
- Mini-tomaatmozzarellaspiesjes - 80 stuks
- Brownies - 80 stuks
- Mini-appelflappen - 80 stuks
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan beleg - 500 gram
- Vegan hapjes - 40 stuks
- Servetten - 300 stuks
- Papieren rietjes - 100 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet daarnaast water klaar. Voorzie bij wijn minstens 1 wijnglas per gast plus 10% extra; voor een alcoholvrije optie zijn waterglazen nodig.
Plan ongeveer 4 tot 6 hapjes per persoon voor een opening van 1,5 tot 2 uur. Neem voor koffie en thee 1 kopje per verwachte gebruiker plus 10% reserve, met minstens 1 thermoskan of waterkoker per 25 gasten.
Zet bij de entree een ontvangstbalie, een kledingrek en minimaal 1 afvalbak per 30 bezoekers. Leg naam- of gastenlijsten, pennen en geprinte bewegwijzering klaar voordat de eerste genodigden arriveren.
Controleer vóór het ophangen van de werken of ladders, een rolmaat, waterpas en gereedschapskist aanwezig zijn. Houd per wand of tentoonstellingszone een set bevestigingsmateriaal achter de hand, zodat een ontbrekend onderdeel de opbouw niet stillegt.
Test microfoon, draagbare speaker, laptop en presentatiescherm minimaal 2 uur voor aanvang. Neem voor apparatuur ten minste 2 verlengsnoeren en 2 stekkerdozen mee en controleer of de kabels geen looproutes kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een expositieopening?: Reken op minimaal 1 wijnglas en 1 waterglas per verwachte gast, plus 10% extra voor breuk en gelijktijdig gebruik. Bij 50 gasten betekent dat minstens 55 wijnglazen en 55 waterglazen.
Hoeveel hapjes moet ik bestellen voor een expositieopening?: Voor een opening van 1,5 tot 2 uur kun je 4 tot 6 hapjes per persoon rekenen. Bij 50 gasten zijn dat 200 tot 300 hapjes; verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een expositieopening regelen?: Bestel catering, dranken en gehuurd servies 1 tot 2 weken vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk vaststaat. Controleer de volledige boodschappenlijst nogmaals 2 dagen voor de opening.
Wat moet ik meenemen voor de opbouw van een expositie?: Neem naast ladders en een gereedschapskist ook een rolmaat, waterpas en bevestigingsmateriaal mee. Leg zaalteksten, bijschriften en bewegwijzering uiterlijk 1 dag vooraf klaar, zodat de opbouw op locatie niet wordt vertraagd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.