Que faut-il prévoir pour l’ouverture d’une exposition ?

Pour une ouverture d’exposition, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux amuse-bouches. Il faut aussi prévoir l’accueil, le service, la signalétique, le matériel de présentation et les outils nécessaires à l’installation des œuvres. Cette liste rassemble 59 fournitures réparties par catégorie, afin de préparer la réception sans oublier les détails qui manquent souvent au dernier moment. Adapte les quantités au nombre d’invités et à la durée de l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 12
Accueil
Portant à vêtements
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte portable
Microphone
Ordinateur portable
Écran de présentation
Échellesqté 2
Boîte à outils
Mètre ruban
Niveau à bulle
Gantsqté 6

Décoration

Décoration de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Mur photo
Crochets adhésifsqté 30
Ruban décoratifqté 4
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Boîtes de théqté 2
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 8 sacs
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Brie - 1 kilo
- Fromage jeune - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 750 grammes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Crackers aux herbes - 6 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Feuilletés végétariens - 120 pièces
- Mini-brochettes tomate-mozzarella - 80 pièces
- Brownies - 80 pièces
- Mini chaussons aux pommes - 80 pièces
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Garniture vegan - 500 grammes
- Amuse-bouches vegan - 40 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévois environ deux à trois verres par personne pour la première heure, puis un verre supplémentaire par heure. Ajoute une marge de 10 % pour éviter de manquer de verres à vin ou à eau.
Compte au moins une assiette et une fourchette à gâteau par invité, puis ajoute 10 % de réserve. Les tasses et les cuillères sont souvent oubliées lorsque le café est servi après le discours d’accueil.
Réserve les tables, les chaises, les tabourets et le vestiaire avant l’envoi des invitations. Le nombre de places dépend du format de l’ouverture, mais garde un passage libre vers les œuvres et les sorties.
Prépare la signalétique et les textes de salle plusieurs jours avant l’ouverture. Imprime aussi quelques exemplaires de secours : une affiche abîmée ou une légende manquante est difficile à remplacer juste avant l’arrivée du public.
Teste le microphone, l’enceinte, l’ordinateur, l’écran, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures à l’avance. Pour l’accrochage, garde l’échelle, le mètre ruban, le niveau à bulle et la boîte à outils sur place jusqu’à la fin de l’installation.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une ouverture d’exposition ?: Prévois deux à trois verres par personne pour la première heure, puis un verre supplémentaire par heure si la réception se prolonge. Ajoute une marge d’environ 10 % pour les verres à vin et les verres à eau.
Combien d’assiettes et de couverts faut-il acheter pour un vernissage ?: Compte une assiette et une fourchette à gâteau par invité, avec 10 % de réserve. Si le traiteur sert des bouchées nécessitant des couverts, prévois aussi un jeu complet de couverts pour chaque personne.
Quand préparer le matériel pour l’ouverture d’une exposition ?: Vérifie le mobilier, la vaisselle et le matériel technique au moins 48 heures avant l’ouverture. Termine l’impression des panneaux, des légendes et de la signalétique plusieurs jours à l’avance.
Que faut-il prévoir pour accrocher les œuvres ?: Garde une échelle, un mètre ruban, un niveau à bulle et une boîte à outils sur le lieu d’exposition pendant toute l’installation. Vérifie chaque œuvre après son transport et prévois suffisamment de temps pour les ajustements avant l’ouverture.

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