Boodschappenlijst voor een expositieavond

Een expositieavond vraagt om meer dan werkstukken en een hapje. Je hebt ook materialen nodig om werken zichtbaar te presenteren, bezoekers te ontvangen en de avond technisch soepel te laten verlopen. Denk aan expositiepanelen, sokkels, naamkaarthouders, servies en bewegwijzering. Regel apparatuur en meubilair op tijd, want lenen of huren lukt niet altijd op korte termijn. Gebruik de volledige lijst hieronder als controle voordat je naar de locatie gaat en verdeel de spullen per zaal of functie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Zitstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Expositiepanelenaantal 12
Sokkelsaantal 8
Kleedtafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Dessertbordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Slingersaantal 12
Vaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Fotolijstenaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 20
Kleefstripsaantal 4
Wasknijpersaantal 100

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbindersaantal 50
Standaardsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 12
Maatbekersaantal 2
Theedoekenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 10
Ledlichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Koffie en thee serviesplateausaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Thermosflessenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Theezakjes assortiment - 200 stuks
- Kruidenthee - 40 zakjes
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Iced tea - 6 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bier - 72 flesjes
- IJsblokjes - 12 zakken
- Mineraalwater voor kannen - 12 liter
- Afbakstokbroden - 12 stuks
- Roomkaas - 2 kuipjes
- Hummus - 4 kuipjes
- Brie - 2 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Vegetarische spread - 4 kuipjes
- Boter - 2 pakken
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 50 stuks
- Mandarijnen - 4 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Worteltjes - 3 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Olijven - 6 potten
- Notenmix - 4 zakken
- Zoute crackers - 8 pakken
- Mini-gehaktballetjes - 4 kilo
- Vegetarische hapjes - 4 kilo
- Mini-quiches - 150 stuks
- Bladerdeeghapjes - 150 stuks
- Dipsaus - 8 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Appeltaart - 6 stuks
- Citroencake - 6 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Koekjes - 10 pakken
- Allergenenkaartjes - 30 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Rietjes - 200 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Plastic handschoenen - 2 dozen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 4 pakken
- Vaatwastabletten - 1 verpakking
- Pleisters - 2 dozen
- Papieren zakdoekjes - 10 pakken

Tips

Plan per receptietafel 1 naamkaarthouder en neem extra kleefstrips mee voor bijschriften, bewegwijzering en tijdelijke bevestigingen. Reken op minimaal 10% reserve als er veel werken of ruimtes zijn.
Neem per presentatieruimte minimaal 1 verlengkabel en 1 stekkerdoos mee, plus kabelbinders om kabels langs looproutes vast te zetten. Test laptop, projector, projectiescherm, luidsprekers en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf samen.
Zet servies niet pas tijdens de ontvangst klaar: leg koffiekopjes, glazen, dessertborden, gebaksvorkjes en theelepels vooraf per buffet klaar. Voorzie bij elk buffet een serveerplateau en serveertang, zodat bezoekers niet met hun handen hoeven te pakken.
Maak voor elk werk een bijschrift en nummer en neem extra wasknijpers mee als teksten of programma's op tijdelijke panelen komen. Controleer de plattegrond ter plaatse voordat je de werkstukken definitief ophangt of neerzet.
Reserveer tafels, stoelen, statafels, expositiepanelen en sokkels vroeg wanneer je ze niet zelf hebt. Controleer 1 dag voor de avond of alle materialen op locatie zijn en breng kleine spullen per zaal gebundeld mee.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een expositieavond?: Zorg naast de werkstukken voor expositiepanelen of sokkels, naamkaarthouders, bijschriften, tafels, stoelen, servies, cateringmateriaal en bewegwijzering. Voor presentaties heb je meestal een laptop, projector, projectiescherm, luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig bij een expositieavond?: Zet minimaal 1 stoel per aangekondigde gast klaar als er een presentatie of openingsmoment met zitplaatsen is. Voor een informele receptie volstaan vaak statafels, aangevuld met ongeveer 1 zitstoel per 4 bezoekers.
Hoeveel glazen en koffiekopjes moet ik kopen voor een expositie?: Reken bij een receptie op 2 glazen per persoon en 1 koffiekopje per persoon, plus ongeveer 10% reserve. Bij een avond met meerdere drankrondes is 3 glazen per persoon veiliger, zodat je niet tussendoor hoeft af te wassen.
Wanneer moet ik de techniek voor een expositieavond regelen?: Leg laptop, projector, scherm, luidsprekers en microfoon uiterlijk 1 week vooraf vast en test alles uiterlijk 1 dag voor de opening. Neem op de dag zelf extra verlengkabels, stekkerdozen en kabelbinders mee voor onverwachte afstanden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.