Was du für einen Ausstellungsabend brauchst
Für einen Ausstellungsabend brauchst du mehr als Stellwände und Kunstwerke. Plane Empfang, Getränke, kleine Speisen, Beschilderung und die Technik für Präsentationen gemeinsam, damit am Abend nichts improvisiert werden muss. Diese Einkaufsliste hilft dir, Geschirr, Mobiliar, Dekoration und Kabel rechtzeitig zusammenzustellen. Besonders häufig fehlen Namensschildhalter, Verlängerungskabel und ausreichend Gläser.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 2
- BuffetischeAnz. 4
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- AusstellungstafelnAnz. 12
- PodesteAnz. 8
- UmkleidetischeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- DesserttellerAnz. 120
- GebäckgabelnAnz. 120
- TeelöffelAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- GirlandenAnz. 12
- VasenAnz. 12
- KunstblumenAnz. 24
- BilderrahmenAnz. 10
- NamensschildhalterAnz. 20
- KlebestreifenAnz. 4
- WäscheklammernAnz. 100
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelbinderAnz. 50
- StänderAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- MessbecherAnz. 2
- GeschirrtücherAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StimmungsleuchtenAnz. 10
- LED-LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- Kaffee- und TeegeschirrtablettsAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 3
- ThermosflaschenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Tee-Probiermischung - 200 Stück
- Kräutertee - 40 Beutel
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Iced Tea - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Mineralwasser für Kannen - 12 Liter
- Backbaguettes - 12 Stück
- Frischkäse - 2 Becher
- Hummus - 4 Becher
- Brie - 2 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 4 Schalen
- Butter - 2 Packungen
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Mandarinen - 4 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Nussmix - 4 Beutel
- Salzcracker - 8 Packungen
- Mini-Frikadellen - 4 kilo
- Vegetarische Snacks - 4 Kilo
- Mini-Quiches - 150 Stück
- Blätterteig-Snacks - 150 Stück
- Dipsauce - 8 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Apfelkuchen - 6 Stück
- Zitronenkuchen - 6 Stück
- Brownies - 120 Stück
- Kekse - 10 Packungen
- Allergenkärtchen - 30 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Strohhalme - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Plastikhandschuhe - 2 Kartons
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Pflaster - 2 Dutzend
- Papiertaschentücher - 10 Packungen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Glas sowie zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Für Kaffee und Tee brauchst du entsprechend Tassen und Teelöffel, bei Gebäck außerdem Dessertteller und Gebäckgabeln.
- Stelle für Empfang und Buffet getrennte Tische bereit. Ein Empfangstisch für Anmeldungen und Namensschilder sowie ein oder mehrere Buffetische verhindern, dass sich die Wege vor dem Essen kreuzen.
- Rechne für eine Präsentation mindestens mit Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, Lautsprechern und Mikrofon. Teste die gesamte Verbindung spätestens am Vortag und lege zwei passende Verlängerungskabel sowie Kabelbinder bereit.
- Beschrifte jedes Werk vor dem Einrichten und nimm zusätzliche Klebestreifen und Wäscheklammern mit. Für Lageplan, Programm und Bildunterschriften brauchst du außerdem gut sichtbare Namensschildhalter oder Rahmen.
- Vergiss die unauffälligen Dinge für den Einlass nicht: Umkleidetische, Stühle und Stehtische müssen vor dem Aufbau reserviert werden. Tischdecken, Vasen und Kunstblumen erst nach der Anordnung der Ausstellung aufstellen, damit sie keine Werke oder Laufwege verdecken.
Häufige Fragen
- Wie viele Gläser brauche ich für einen Ausstellungsabend?
- Plane mindestens ein Glas pro angemeldeter Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 50 Gästen sind das etwa 55 bis 58 Gläser, damit Nachschub und Bruch abgedeckt sind.
- Welche Technik brauche ich für eine Ausstellungseröffnung?
- Für digitale Präsentationen brauchst du einen Laptop, Projektor und eine Projektionsleinwand. Für Begrüßung oder Künstlergespräche kommen Lautsprecher und Mikrofon hinzu; teste alles spätestens am Vortag.
- Wie viel Geschirr brauche ich für Kaffee und Gebäck?
- Plane pro Gast eine Kaffeetasse, einen Teelöffel und einen Dessertteller. Für Gebäck legst du außerdem mindestens eine Gebäckgabel pro Person bereit und bestellst 10 Prozent Reserve.
- Wann sollte ich Möbel und Ausstellungsmaterial besorgen?
- Reserviere Möbel, Ausstellungstafeln und Podeste mindestens 7 Tage vorher. Beschilderung, Programme und Bildunterschriften sollten spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Abend gedruckt und kontrolliert sein.
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