Qué necesitas para una noche de exposición
Una noche de exposición necesita más que obras y bebidas. Prepara el recorrido, la recepción y la zona de catering con tiempo, sobre todo si debes transportar piezas o alquilar mobiliario. Esta lista reúne lo necesario para presentar las obras, recibir a los invitados y mantener la parte técnica funcionando durante toda la velada. Calcula las cantidades según el número de creadores y asistentes confirmados.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 2
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillas para sentarsecant. 80
- Mesas altascant. 8
- Paneles de exposicióncant. 12
- Pedestalescant. 8
- Mesas de maquillajecant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platos de postrecant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillascant. 100
- Bandejas para servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Guirnaldascant. 12
- Jarroncitoscant. 12
- Flores artificialescant. 24
- Marcos de fotoscant. 10
- Portatarjetas de nombrecant. 20
- Tiras adhesivascant. 4
- Pinzas de la ropacant. 100
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Bridascant. 50
- Soportescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuencos de serviciocant. 12
- Jarras medidorascant. 2
- Paños de cocinacant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Luces decorativascant. 10
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
Catering
- Bandejas de servicio para café y técant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Botellas térmicascant. 4
- Cubiterascant. 4
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de bolsitas de té - 200 unidades
- Té de hierbas - 40 bolsas
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Iced tea - 6 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Agua mineral para jarras - 12 litros
- Baguettes para hornear - 12 unidades
- Queso crema - 2 tarrinas
- Hummus - 4 tarrinas
- Brie - 2 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 1,5 kilo
- Untable vegetariano - 4 tarrinas
- Mantequilla - 2 paquetes
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Mandarinas - 4 kilos
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias baby - 3 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Mix de frutos secos - 4 bolsas
- Crackers salados - 8 paquetes
- Mini albóndigas - 4 kilos
- Aperitivos vegetarianos - 4 kilo
- Mini quiches - 150 unidades
- Hojaldres salados - 150 unidades
- Salsa para mojar - 8 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Tarta de manzana - 6 unidades
- Pastel de limón - 6 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Galletas - 10 paquetes
- Tarjetas de alérgenos - 30 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 300 unidades
- Pajitas - 200 stuks
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Guantes de plástico - 2 cajas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Parches - 2 cajas
- Pañuelos de papel - 10 paquetes
Consejos
- Calcula la vajilla para todos los invitados y añade un 10 % de margen: tazas de café, vasos, platos de postre, tenedores y cucharillas. Las bandejas y las pinzas de servir suelen olvidarse aunque el catering las necesite.
- Reserva con al menos 2 semanas de antelación las mesas de recepción, buffet y apoyo, las sillas, las mesas altas, los paneles de exposición y los pedestales. Comprueba también las medidas de las salas antes de confirmar el mobiliario.
- Prepara el equipo técnico como un conjunto: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y lleva bridas para fijar los cables.
- Imprime la señalización, el programa, los subtítulos y los números de las obras al menos 2 días antes. Lleva tiras adhesivas, pinzas de la ropa y portatarjetas de nombre para montar los textos sin dañar las superficies.
- Para la decoración, revisa manteles, guirnaldas, jarroncitos, flores artificiales y marcos de fotos 3 días antes. Transporta las piezas y los materiales por separado y reserva tiempo para comprobar daños y accesibilidad al llegar al recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una noche de exposición?
- Calcula una taza, un vaso, un plato de postre, un tenedor y una cucharilla por invitado, más un 10 % adicional. Para 50 personas, prepara al menos 55 unidades de cada pieza principal.
- ¿Cuándo debo reservar el mobiliario para la exposición?
- Haz la reserva al menos 2 semanas antes, especialmente para paneles, pedestales y mesas altas. Confirma las cantidades y las medidas de las salas antes de cerrar el pedido.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?
- Realiza una prueba completa entre 24 y 48 horas antes de abrir. Comprueba también los cables, las regletas, los altavoces y los archivos de la presentación para corregir fallos a tiempo.
- ¿Cuándo debo preparar la señalización y los textos de las obras?
- Imprime el programa, los subtítulos, los números y la señalización al menos 2 días antes. Lleva un pequeño margen de copias y materiales de fijación para sustituir cualquier texto dañado durante el montaje.
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