Que faut-il prévoir pour une soirée d’exposition ?

Une soirée d’exposition demande plus que quelques boissons et des œuvres bien installées. Il faut prévoir de quoi accueillir les visiteurs, servir le buffet, présenter les créations et faire fonctionner les supports techniques. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, la décoration et l’équipement à acheter ou à réserver. Pour les quantités, compte environ une chaise pour deux invités si la soirée reste principalement debout, et prévois 10 % de vaisselle en plus pour éviter les ruptures.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Chaises d'assiseqté 80
Tables hautesqté 8
Panneaux d'expositionqté 12
Soclesqté 8
Tables de maquillageqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandesqté 12
Petits vasesqté 12
Fleurs artificiellesqté 24
Cadres photoqté 10
Porte-nomsqté 20
Bandes adhésivesqté 4
Pinces à lingeqté 100

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 50
Supportsqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Saladiers de serviceqté 12
Verres doseursqté 2
Torchonsqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes LEDqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Plateaux pour service café et théqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Bouteilles isothermesqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de sachets de thé - 200 pièces
- Infusions - 40 sachets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Iced tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Eau minérale pour pichets - 12 litre
- Baguettes à cuire - 12 pièces
- Fromage frais - 2 pots
- Houmous - 4 pots
- Brie - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Tartinade végétarienne - 4 pots
- Beurre - 2 paquets
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Mandarines - 4 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Mélange de noix - 4 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Mini boulettes de viande - 4 kilos
- Amuse-bouches végétariens - 4 kilo
- Mini-quiches - 150 pièces
- Feuilletés - 150 pièces
- Sauce dip - 8 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Cake au citron - 6 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Biscuits - 10 paquets
- Cartes des allergènes - 30 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pailles - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Gants en plastique - 2 boîtes
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Pansements - 2 boîtes
- Mouchoirs en papier - 10 paquets

Conseils

Prévois 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis 1 verre supplémentaire par heure. Ajoute au moins 10 % de verres et de tasses pour compenser la casse ou les oublis.
Réserve le mobilier au moins 2 à 3 semaines avant la soirée, surtout les panneaux d’exposition, les socles et les tables hautes. Vérifie aussi les dimensions des œuvres avant de confirmer les supports.
Pour le buffet, compte une assiette à dessert et une fourchette par invité, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires. Prévois au moins une pince de service par plat et un plateau pour chaque zone de présentation.
Teste l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone 48 heures avant l’ouverture. Prévois une rallonge et une multiprise par espace technique, puis fixe les câbles avec des serre-câbles pour éviter les chutes.
Installe la signalétique, les porte-noms et les légendes avant l’arrivée des invités, idéalement le jour précédent. Garde des bandes adhésives et des pinces à linge en réserve : elles servent souvent à corriger un affichage au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il pour une soirée d’exposition ?: Prévoyez 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis 1 verre supplémentaire par heure. Ajoutez 10 % de marge pour la casse et les verres laissés dans les salles.
Combien de chaises prévoir pour une soirée d’exposition ?: Comptez une chaise pour deux invités si l’événement se déroule surtout debout, et une chaise par personne si une présentation assise est prévue. Pour 40 invités, cela représente environ 20 à 40 chaises.
Quand réserver les panneaux et les socles d’exposition ?: Réservez-les 2 à 3 semaines avant la soirée. Faites l’inventaire des œuvres et vérifiez leurs dimensions avant la réservation afin d’éviter des supports trop petits ou incompatibles.
Quand tester le projecteur et le microphone ?: Effectuez un premier test 48 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez les câbles, les rallonges, les multiprises et le niveau sonore dans chaque salle utilisée.

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