Wat heb je nodig voor een expositie?

Een expositie vraagt om meer dan kunstwerken en expositiewanden. Voor de opening heb je ook ontvangstmeubilair, verlichting, presentatiemateriaal, techniek en servies nodig. Denk vooraf na over het aantal bezoekers, de duur van de opening en de manier waarop gasten zich aanmelden. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je moet kopen of meenemen, zodat je niet op de laatste dag nog glazen, kabelmatten of een extra verlengkabel moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositiewandenaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Registratietafel
Biertafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 9
Kapstokkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Spotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerplateausaantal 6
Tangenaantal 6

Decoratie

Naambordhoudersaantal 30
Fotolijstenaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Sierplantenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee assortiment - 3 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Water plat - 8 flessen
- Water bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- IJsthee - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Bier - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 10 kilo
- Stokbroden - 8 stuks
- Crackers - 6 pakken
- Hummus - 8 bakjes
- Roomkaas - 6 bakjes
- Brie - 2 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 50 stuks
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Miniquiches - 150 stuks
- Vegetarische wraps - 80 stuks
- Vegan wraps - 40 stuks
- Mini broodjes - 150 stuks
- Falafelballetjes - 100 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Vegan koekjes - 60 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Cocktailsaus - 2 flessen
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectiegel - 4 flessen

Tips

Reken voor een opening met koffie en andere drankjes op ongeveer 2 glazen of kopjes per bezoeker. Neem daarnaast 10 tot 15 procent extra servies mee voor breuk, afwas en onverwachte bezoekers.
Leg techniek en verlichting uiterlijk één dag vooraf klaar. Test laptop, projector, scherm, speakers, microfoon, spots en sfeerlampen samen; zo ontdek je op tijd dat een verlengkabel of stekkerdoos ontbreekt.
Voorzie bij de entree een registratietafel met laptop, naambordjes en routebordjes. Leg deze spullen minstens 2 uur voor opening klaar, zodat de ontvangst niet tegelijk met de laatste ophangwerkzaamheden moet gebeuren.
Gebruik kabelmatten op iedere looproute waar verlengkabels liggen. Controleer na het plaatsen van de expositiewanden opnieuw de stroompunten; de indeling kan ervoor zorgen dat je extra kabels of stekkerdozen nodig hebt.
Plan voor catering niet alleen eten, maar ook serveerschalen, serveerplateaus, tafelkleden, borden, vorken, messen en lepels. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de cateraar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een expositie?: Neem minimaal 2 glazen per verwachte bezoeker voor een opening met drankjes. Voeg 10 tot 15 procent reserve toe voor breuk, afwas en extra gasten.
Hoeveel stoelen heb ik nodig bij een expositie?: Zet stoelen klaar voor ongeveer 20 tot 30 procent van de bezoekers als gasten vooral rondlopen. Bij een presentatie of openingswoord heb je voor iedere aanwezige een stoel nodig.
Wanneer moet ik de techniek voor een expositie testen?: Test laptop, projector, scherm, speakers en microfoon uiterlijk 1 dag voor de opening. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten, inclusief kabels, stekkerdozen en verlichting.
Wanneer moet ik catering voor een expositie bestellen?: Bestel catering bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de opening door. Houd na de laatste aanmeldingen 10 tot 15 procent extra porties aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.