Que faut-il prévoir pour une exposition ?

Une exposition demande plus que des œuvres et des panneaux : il faut aussi organiser l’accueil, l’éclairage, les boissons et la circulation du public. Cette liste vous aide à réunir le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les équipements de service avant le jour d’ouverture. Prévoyez les câbles, multiprises et passe-câbles assez tôt, car ce sont souvent les derniers éléments difficiles à trouver. Les quantités dépendent du nombre de visiteurs, de la durée d’ouverture et du lieu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Murs d’expositionqté 8
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 30
Table d'inscription
Tables de bièreqté 3
Nappesqté 9
Porte-manteauxqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Projecteursqté 12
Lampes d'ambianceqté 6

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 30
Cadres photoqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Plantes d’ornementqté 8
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavage
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau gazeuse - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Thé glacé - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Baguettes - 8 pièces
- Crackers - 6 paquets
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Brie - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Mini-quiches - 150 pièces
- Wraps végétariens - 80 pièces
- Wraps vegan - 40 pièces
- Mini-pains - 150 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Biscuits vegan - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une table d’inscription, des badges nominatifs et un ordinateur portable dès l’accueil. Pour une exposition de 50 visiteurs attendus, préparez au moins 60 badges afin de couvrir les inscriptions de dernière minute.
Comptez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis ajoutez une marge de 10 %. Pour le café, prévoyez 1 tasse par personne et une réserve d’environ 20 % pour les artistes et l’équipe.
Réservez au moins 1 rallonge et 1 multiprise par zone technique, puis ajoutez des passe-câbles sur chaque passage fréquenté. Testez le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 24 heures avant l’ouverture.
Prévoyez un projecteur d’éclairage orientable pour chaque œuvre ou groupe d’œuvres nécessitant une mise en valeur. Installez les lampes d’ambiance après l’accrochage afin de vérifier les reflets sur les cadres et les surfaces brillantes.
Pour le service, prévoyez au moins 1 plateau par personne chargée de l’accueil et du catering, ainsi que des glacières pour les boissons qui ne peuvent pas rester à température ambiante. Les nappes, porte-manteaux et poteaux de balisage sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une exposition de 50 personnes ?: Prévoyez environ 100 à 150 verres pour la première heure, selon la durée du vernissage et le type de boissons servi. Ajoutez une marge de 10 % pour les remplacements et la casse.
Quel matériel technique faut-il pour une exposition avec projection ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, des haut-parleurs, un microphone, des rallonges, des multiprises et des passe-câbles. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture.
Quand acheter la vaisselle et les boissons pour une exposition ?: Achetez la vaisselle non périssable 3 à 5 jours avant l’exposition. Commandez les boissons et le catering au plus tard 5 à 7 jours à l’avance, puis vérifiez les quantités la veille.
Combien de chaises et de tables faut-il pour une exposition ?: Prévoyez une chaise par personne assise attendue et une table haute pour 8 à 10 personnes lors d’un échange debout. Gardez au moins 1 table séparée pour l’inscription et l’accueil.

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