Qué necesitas para organizar una exposición
Una exposición necesita más que paredes y obras: también debes prever iluminación, cables, señalización y una zona cómoda para recibir visitas. Esta lista reúne el material para montar las salas, presentar las piezas y ofrecer café o bebidas sin improvisar. Calcula las cantidades según el número de obras y visitantes previstos. Reserva con antelación el proyector, los altavoces y el mobiliario, porque suelen ser lo primero que falta cuando se acerca el montaje.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Paredes de exposicióncant. 8
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 30
- Mesa de registro
- Mesas de cervezacant. 3
- Mantelescant. 9
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Focoscant. 12
- Luces decorativascant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 60
- Cucharascant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas para servircant. 6
- Pinzascant. 6
Decoración
- Portanombrescant. 30
- Marcos de fotoscant. 12
- Tiras adhesivascant. 4
- Plantas ornamentalescant. 8
- Decoración de mesacant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Selección de té - 3 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua sin gas - 8 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza - 6 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Barras de pan - 8 unidades
- Crackers - 6 paquetes
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 6 tarrinas
- Brie - 2 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Aceitunas - 3 kilos
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Miniquiches - 150 unidades
- Wraps vegetarianos - 80 unidades
- Wraps veganos - 40 unidades
- Mini panecillos - 150 unidades
- Albóndigas de falafel - 100 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Galletas veganas - 60 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa cocktail - 2 botellas
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante de manos - 4 botellas
Consejos
- Calcula una pared de exposición o módulo por cada 1 o 2 obras grandes y deja al menos 80 cm de paso entre piezas y mobiliario. Así podrás colocar las obras y las señales sin bloquear la circulación.
- Prepara un foco por cada grupo de 2 o 3 obras y lleva iluminación decorativa solo después de comprobar que no produce reflejos sobre las piezas. Haz la prueba técnica al menos 24 horas antes de abrir.
- Lleva un cable alargador y una regleta por cada zona con equipo, además de una alfombrilla para cada tramo de cable que cruce una ruta de paso. No esperes al montaje para comprobar las longitudes.
- Para la recepción, calcula una mesa de registro, 1 o 2 percheros y postes separadores si esperas colas. Imprime los carteles con nombres y las señales de ruta antes del día de montaje, no durante la apertura.
- Calcula 2 vasos por visitante si habrá reposición durante varias horas y prepara aproximadamente 1 taza de café o té por persona. Mantén las bebidas en termos y usa neveras portátiles para lo que deba conservarse frío.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas mesas necesito para una exposición?
- Prepara al menos una mesa de registro y una mesa adicional por cada 30 a 40 visitantes previstos al mismo tiempo. Añade mesas altas o mesas de cerveza según el espacio disponible para las pausas y el catering.
- ¿Cuánto material técnico hace falta para una exposición?
- Como base, necesitas un portátil, un proyector y una pantalla si habrá contenido audiovisual, además de altavoces y micrófono si se harán presentaciones. Reserva un cable alargador y una regleta por zona técnica y prueba todo 24 horas antes.
- ¿Cuánta vajilla comprar para una exposición?
- Calcula 2 vasos por persona, 1 taza de café por persona y un juego de plato, tenedor, cuchillo y cuchara por cada invitado si se sirve comida. Añade un 10 % de margen para roturas, reposición y personal.
- ¿Cuándo debo preparar las compras y el material de la exposición?
- Haz la compra de consumibles entre 2 y 3 días antes y confirma el mobiliario y el equipo técnico al menos una semana antes. Las obras, carteles y señales deberían estar listos como mínimo 24 horas antes del montaje final.
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