Was du für eine Ausstellung brauchst
Für eine Ausstellung brauchst du mehr als Kunstwerke und Ausstellungswände. Plane Möbel für Empfang und Gespräche, passende Beleuchtung, Präsentationstechnik sowie Geschirr und Catering-Zubehör ein. Besonders häufig fehlen Verlängerungskabel, Kabelmatten, Namensschilder und eine klare Lösung für die Registrierung. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung rechtzeitig zu besorgen und am Ausstellungstag keine improvisierten Einzelkäufe einplanen zu müssen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungswändeAnz. 8
- StehtischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Registrierungstisch
- BiertischeAnz. 3
- TischdeckenAnz. 9
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
Beleuchtung
- ScheinwerferAnz. 12
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 60
- LöffelAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierplattenAnz. 6
- ZangenAnz. 6
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 30
- BilderrahmenAnz. 12
- KlebestreifenAnz. 4
- ZierpflanzenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- Wischset
- PutzeimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Tee-Sortiment - 3 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Stilles Wasser - 8 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Eistee - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Baguettes - 8 Stück
- Cracker - 6 Pakete
- Hummus - 8 Becher
- Frischkäse - 6 Becher
- Brie - 2 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Miniquiches - 150 Stück
- Vegetarische Wraps - 80 Stück
- Vegane Wraps - 40 Stück
- Mini-Brötchen - 150 Stück
- Falafelbällchen - 100 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Vegane Kekse - 60 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Cocktailsauce - 2 Flaschen
- Papierservietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 4 Flaschen
Tipps
- Plane für den Registrierungstisch mindestens einen Laptop und genügend Namensschilder für alle erwarteten Teilnehmenden und Gäste ein. Lege zusätzlich einige Ersatzschilder bereit, falls sich Namen kurzfristig ändern.
- Rechne bei Technik und Beleuchtung pro Gerät mit einem passenden Verlängerungskabel und sichere jedes Kabel mit Kabelmatten. Teste Projektor, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag in der tatsächlichen Raumaufstellung.
- Bestimme die Anzahl der Stehtische, Stühle und Biertische nach dem Raumplan, nicht erst beim Aufbau. Tischdecken solltest du vorab auf die Tischmaße prüfen; zu kleine Decken lassen sich vor Ort kaum sinnvoll ersetzen.
- Plane Gläser, Kaffeetassen, Teller, Gabeln, Messer und Löffel für die erwartete Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Servierschalen und Servierplatten werden oft vergessen, obwohl das Catering ohne sie nicht sauber ausgegeben werden kann.
- Bestelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen spätestens eine Woche vor der Ausstellung. Für Getränke und Kaffee solltest du außerdem eine feste Nachfüllstation einrichten, damit der Empfangstisch nicht während der Öffnungszeit umgebaut werden muss.
Häufige Fragen
- Wie viele Gläser brauche ich für eine Ausstellung?
- Plane mindestens ein Glas pro erwarteter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei einer Ausstellung mit 50 Gästen brauchst du also ungefähr 55 Gläser; bei längeren Öffnungszeiten sind 60 bis 70 Gläser praktischer.
- Wie viele Stühle braucht man für eine Ausstellung?
- Richte die Zahl nach den geplanten Sitzplätzen und nicht nach der Gesamtzahl der Gäste. Für 50 Besucher reichen bei einem überwiegend stehenden Empfang oft 10 bis 15 Stühle, bei Vorträgen brauchst du dagegen einen Stuhl pro Sitzplatz.
- Wann sollte ich Technik und Beleuchtung für die Ausstellung besorgen?
- Besorge oder reserviere Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Scheinwerfer mindestens eine Woche vorher. Einen vollständigen Funktionstest solltest du spätestens am Vortag durchführen, einschließlich Kabelwegen und Stromanschlüssen.
- Wie viel Reserve brauche ich beim Ausstellungsgeschirr?
- Kalkuliere bei Geschirr und Besteck etwa 10 Prozent Reserve, bei empfindlichen Gläsern besser 15 Prozent. Für 40 erwartete Gäste bedeutet das beispielsweise 44 Teller und mindestens 46 Gläser.
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