Boodschappenlijst voor een exportbeurs

Een exportbeurs vraagt om meer dan tafels en badges. Je hebt materiaal nodig voor exposanten, registratie, presentaties, bezoekersstromen en catering. Stem aantallen af op het aantal stands, bezoekers en geplande presentaties. Regel gehuurd meubilair en audiovisuele techniek bij voorkeur enkele weken vooraf; verbruiksartikelen kun je later aanvullen zodra de aanmeldingen sluiten. Gebruik deze lijst naast de standindeling, plattegrond en bezoekerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 10
Tafelrokkenaantal 30
Registratiebalie
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 6
Vlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 30
Naamkaarthoudersaantal 40

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 4 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Ginger ale - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Ice tea - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- Pilsener - 8 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bierglazen - 200 stuks
- Borrelnootjes - 6 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Olijven - 4 kilo
- Gemengde noten - 4 kilo
- Kaaspuntjes - 5 kilo
- Brie - 3 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Worteltjes - 4 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Knoflooksaus - 2 liter
- Yoghurtdressing - 2 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Ketchup - 2 liter
- Stokbroden - 30 stuks
- Miniwraps - 300 stuks
- Volkorenbrood - 10 broden
- Wit brood - 10 broden
- Meergranenbrood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Oude kaas - 3 kilo
- Vegetarische spreads - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Hummuswraps - 100 stuks
- Miniquiches - 150 stuks
- Groentepasteitjes - 150 stuks
- Mini gehaktballetjes - 150 stuks
- Vegetarische balletjes - 150 stuks
- Mini samosa's - 150 stuks
- Kipspiesjes - 150 stuks
- Falafelballetjes - 150 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Mini muffins - 120 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Allergenenkaartjes - 40 stuks
- Papieren servetten - 1000 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Vershoudbakjes - 30 stuks
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Desinfecterende handgel - 8 flacons
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen

Tips

Reken per exposantenstand op één expositietafel, passende stoelen en een tafelrok als de tafel representatief moet ogen. Voeg bistrotafels of statafels toe op basis van de beschikbare publieksruimte, niet alleen op basis van het aantal deelnemers.
Plan voor registratie minimaal één registratiebalie, één laptop en badges of polsbandjes voor alle verwachte bezoekers en exposanten, plus ongeveer 10 procent extra. Leg pennen klaar en print de bezoekerslijst uiterlijk de dag vóór de beurs.
Test projectoren, projectieschermen, luidsprekers, microfoons en het mengpaneel minstens één dag vooraf. Houd per presentatieruimte meerdere verlengkabels en stekkerdozen achter de hand en werk kabels weg met kabelmatten.
Bereken koffie en thee per programmaonderdeel, met extra marge voor de ontvangst. Zet thermoskannen en koffiezetapparaten klaar en tel koffiekopjes, glazen, wijnglazen, borden en bestek op basis van het maximale aantal gelijktijdige gebruikers.
Maak de bewegwijzering en standplattegrond groot genoeg om vanaf de entree te lezen. Leg flip-overs, stiften en oplaadstations vóór de opbouw op hun plek; controleer de voorraad opnieuw nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een exportbeurs?: Begin met één expositietafel per bevestigde exposant. Tel daar bistrotafels, statafels en een registratiebalie bij op volgens je indeling, en bestel bij gehuurd meubilair ongeveer 10 procent extra als last-minute wijzigingen mogelijk zijn.
Hoeveel badges moet ik bestellen voor een exportbeurs?: Bestel één badge of polsbandje per bevestigde bezoeker en exposant, plus circa 10 procent reserve. Bij 200 verwachte aanwezigen kom je dus uit op ongeveer 220 exemplaren.
Wanneer moet ik techniek voor een exportbeurs regelen?: Reserveer projectoren, schermen, microfoons, luidsprekers en een mengpaneel minimaal 2 tot 4 weken vooraf. Test alle aansluitingen en presentaties uiterlijk 1 dag voor de beurs.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een exportbeurs?: Neem per gepland eet- of drinkmoment minimaal één stuk servies per gelijktijdige gebruiker en houd 10 tot 15 procent reserve aan. Voor 100 gelijktijdige gasten betekent dat bijvoorbeeld 110 tot 115 koffiekopjes of glazen, afhankelijk van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.