Que faut-il prévoir pour un salon de l’exportation ?

Un salon de l’exportation demande plus qu’un stand et quelques brochures. Il faut prévoir le mobilier des exposants, l’accueil des visiteurs, la technique des présentations et tout le nécessaire pour les pauses café. Cette liste vous aide à acheter ou réserver le matériel à temps, en tenant compte du nombre d’exposants et de visiteurs attendus. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, les passe-câbles, les badges et les verres pour les rendez-vous professionnels.

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Ce qu'il vous faut

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Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 10
Jupes de tableqté 30
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Passe-câblesqté 12
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Stylosqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 30
Porte-nomsqté 40

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 12

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 4 kilos
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Ice tea - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Verres à bière - 200 pièces
- Mélange de cacahuètes apéritif - 6 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Olives - 4 kilos
- Noix mélangées - 4 kilos
- Pointe de fromage - 5 kilo
- Brie - 3 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Tomates cerises - 4 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Carottes - 4 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce au yaourt - 2 liter
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 2 liter
- Baguettes - 30 pièces
- Mini wraps - 300 pièces
- Pain complet - 10 pains
- Pain blanc - 10 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Vieux fromage - 3 kilos
- Tartinades végétariennes - 3 kilo
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Wraps au houmous - 100 pièces
- Mini-quiches - 150 pièces
- Feuilletés aux légumes - 150 pièces
- Mini boulettes de viande - 150 pièces
- Boulettes végétariennes - 150 pièces
- Mini samosas - 150 pièces
- Brochettes de poulet - 150 pièces
- Falafels - 150 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Cartes des allergènes - 40 pièces
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles

Conseils

Prévoyez une table d’exposition par exposant, puis ajoutez une ou deux tables de réserve pour les documents, les échantillons et les besoins de dernière minute. Les jupes de table donnent aussi un aspect plus net à l’espace d’accueil.
Comptez un badge et un bracelet par participant confirmé, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les erreurs d’impression. Préparez-les au moins 2 jours avant l’ouverture.
Pour chaque zone équipée, prévoyez au minimum une rallonge et une multiprise, puis sécurisez les câbles avec des passe-câbles. Testez les projecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs la veille, pas le matin du salon.
Pour une pause café d’une heure, comptez environ 2 tasses par personne si le service est en libre accès. Ajoutez des thermos ou des machines à café selon le nombre de participants afin d’éviter une file trop longue à l’accueil.
Réservez les tables bistrot, tables hautes, chaises et tabourets en fonction du plan des stands, puis gardez quelques sièges pour l’accueil et les échanges spontanés. Commandez la vaisselle après avoir confirmé les besoins alimentaires des exposants.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon de l’exportation ?: Prévoyez au minimum une table d’exposition par exposant, puis 10 à 15 % de tables supplémentaires pour l’accueil, les documents et les imprévus. Ajoutez des tables hautes ou bistrot si les visiteurs doivent échanger debout.
Combien de badges commander pour un salon professionnel ?: Commandez un badge par visiteur, exposant et membre de l’équipe confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Faites imprimer les badges au plus tard 2 jours avant le salon et gardez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions tardives.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un salon de l’exportation ?: Comptez au moins 1,5 verre, tasse et assiette par personne pour une demi-journée, ou 2 unités par personne si plusieurs pauses sont prévues. Prévoyez aussi 10 % de couverts supplémentaires pour les pertes et les changements de dernière minute.
Quand acheter le matériel technique du salon ?: Réservez les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs et ordinateurs portables dès que le programme est fixé, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Faites un test complet la veille avec les présentations et les branchements prévus.

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