Qué necesitas para organizar una feria de exportación

Una feria de exportación necesita más que mesas para los expositores. Debes prever el registro, la identificación de participantes, la presentación de productos, el café y la parte técnica. Esta lista reúne el material que suele olvidarse hasta los últimos días: regletas, cables, credenciales, vasos y equipos de apoyo. Comprueba las cantidades según el número de expositores y visitantes confirmados, y reserva el material técnico con antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 180
Mesas altascant. 10
Faldones para mesascant. 30
Mostrador de registro
Taburetescant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 100

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Decoración

Banners de empresacant. 6
Banderascant. 12
Globoscant. 100
Decoración de mesacant. 30
Portatarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Papeleracant. 12

Catering

Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 4 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger ale - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Té helado - 6 botellas
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Cerveza pilsener - 8 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Jarras de cerveza - 200 unidades
- Barritas de aperitivo - 6 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Aceitunas - 4 kilos
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Porciones de queso - 5 kilos
- Brie - 3 kilo
- Uvas - 6 kilos
- Tomates cherry - 4 kilo
- Pepinos - 3 kilos
- Zanahorias pequeñas - 4 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Salsa de ajo - 2 litros
- Aliño de yogur - 2 litros
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 1 litro
- Kétchup - 2 litros
- Baguettes - 30 unidades
- Miniwraps - 300 unidades
- Pan integral - 10 panes
- Pan blanco - 10 panes
- Pan multicereales - 8 barras
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 3 kilo
- Untables vegetarianos - 3 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Wraps de hummus - 100 unidades
- Miniquiches - 150 unidades
- Empanadillas de verduras - 150 unidades
- Mini albóndigas - 150 unidades
- Albóndigas vegetarianas - 150 unidades
- Mini samosas - 150 unidades
- Brochetas de pollo - 150 unidades
- Bolitas de falafel - 150 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Tarjetas de alérgenos - 40 unidades
- Servilletas de papel - 1000 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Recipientes herméticos - 30 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante de manos - 8 envases
- Papel higiénico - 48 rollos
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas

Consejos

Calcula al menos una mesa de exposición por expositor y añade mesas bistro o mesas altas para las conversaciones informales. Confirma las medidas del recinto antes de cerrar el plano de puestos.
Prepara una estación de registro con mostrador, bolígrafos, credenciales y pulseras. Ten una reserva de al menos un 10 % para inscripciones de última hora o identificaciones dañadas.
Para una jornada de cuatro horas, calcula aproximadamente dos vasos por visitante si habrá bebidas, además de tazas de café, platos y cubiertos. Las copas de vino deben contarse por separado si forman parte de la degustación o recepción.
Revisa la técnica con varios días de margen: portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos y mesa de mezclas deben probarse juntos. Lleva cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables; suelen faltar cuando cambia la distribución del espacio.
Coloca estaciones de carga y señalización visible cerca del registro, las salas y los puestos. Prepara también pizarras de hojas, rotuladores y bolígrafos para reuniones, cambios del programa y notas de los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria de exportación?: Como punto de partida, cuenta una mesa de exposición por cada expositor confirmado. Añade mesas auxiliares para el registro y las zonas de café, y reserva un 10 % de superficie libre para pasillos y cambios de última hora.
¿Cuánto café y cuántos vasos hacen falta para una feria?: Para una jornada de cuatro horas, calcula una taza de café por persona y deja un margen del 10 al 15 %. Cuenta dos vasos por visitante si habrá bebidas y añade vajilla específica para platos, cubiertos y copas de vino.
¿Cuándo hay que preparar el material técnico?: Haz la primera comprobación al menos 7 días antes y prueba todos los equipos juntos como mínimo 2 días antes. Verifica también la longitud de los cables, el número de regletas y la conexión de los proyectores y micrófonos.
¿Qué material de registro debo comprar o llevar?: Prepara un mostrador, credenciales, pulseras, bolígrafos y la lista de visitantes. Lleva un 10 % adicional de credenciales y pulseras, y deja la lista final impresa el día anterior a la feria.

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