Wat heb je nodig voor een expertmeeting?

Voor een expertmeeting heb je meer nodig dan stoelen en een presentatiescherm. Regel per deelnemer een stoel, waterglas, badge en schrijfplek, en stem servies en catering af op het aantal eet- en drinkmomenten. Controleer de presentatietechniek vooraf: een laptop, beamer, scherm, microfoon en HDMI-adapter zijn pas bruikbaar als kabels en stroomvoorziening kloppen. Vergeet ook de ontvangst niet; een receptietafel, naambadges en een duidelijke registratieplek voorkomen oponthoud bij binnenkomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 6
Receptietafel
Garderoberekaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 45
Dessertbordenaantal 45
Koffiekopjesaantal 45
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikker
HDMI-adapterset
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Flip-oversaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardwissersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 45
Naambadgesaantal 45
Tafelkledenaantal 6
Richtingbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Mineraalwater plat - 8 flessen
- Mineraalwater bruisend - 6 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Bitter lemon - 2 flessen
- Gemberbier - 2 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsner - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 5 flessen
- Prosecco - 4 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- Appels - 30 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Minikomkommers - 2 kilo
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoutjes - 3 zakken
- Olijven - 4 potten
- Gemengde noten - 2 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 bakjes
- Stokbrood - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Wraps - 6 pakken
- Kaas - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Hummuswrapvulling - 2 kilo
- Gemengde salade - 5 kilo
- Cherrytomaten voor salade - 2 kilo
- Komkommer voor salade - 2 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Feta - 1 kilo
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Yoghurtdressing - 2 flessen
- Pasta - 4 kilo
- Pesto - 4 potten
- Tomatensaus - 6 potten
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Gegrilde groenten - 4 kilo
- Vegetarische gehaktballetjes - 3 kilo
- Broodjes - 50 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Brownies - 50 stuks
- Mini-fruitgebak - 50 stuks
- Koekjes - 4 pakken
- Amandelen - 1 kilo
- Glutenvrije broodjes - 8 stuks
- Vegan beleg - 2 verpakkingen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponzen - 6 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Servetten - 200 stuks
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks

Tips

Reken per deelnemer op minimaal één waterglas en leg 10% extra klaar. Bij 40 deelnemers zijn dat dus 44 glazen, zodat breuk of een extra gast geen probleem oplevert.
Plan voor koffie en thee ongeveer 3 kopjes per deelnemer bij een bijeenkomst van een halve dag. Gebruik meerdere thermoskannen of een koffiezetapparaat en waterkokers, zodat een wachtrij bij één apparaat uitblijft.
Neem voor presentaties minstens één HDMI-adapterset, twee verlengkabels en twee stekkerdozen mee. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en presentatieklikker uiterlijk 30 minuten voor ontvangst.
Maak 5 tot 10% extra naambadges boven op het aantal aanmeldingen. Voor 40 deelnemers zijn 42 tot 44 badges en naamkaarthouders praktisch, vooral wanneer last-minute gasten aansluiten.
Stem borden, bestek, serveerschalen en opscheplepels af op het aantal eetmomenten. Voor een lunch met 40 deelnemers leg je bijvoorbeeld minimaal 44 dinerborden en 44 besteksets klaar, plus extra serveermateriaal voor de catering.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een expertmeeting?: Neem voor iedere aangemelde deelnemer één stoel en leg 5% extra klaar. Bij 40 deelnemers kom je uit op 42 stoelen; zo kun je een onverwachte gast of een beschadigde stoel opvangen.
Hoeveel koffie heb ik nodig voor een expertmeeting?: Reken bij een bijeenkomst van een halve dag op ongeveer 3 kopjes koffie of thee per persoon. Voor 40 deelnemers betekent dat circa 120 kopjes, exclusief extra voor sprekers en organisatoren.
Welke apparatuur heb ik nodig voor presentaties tijdens een expertmeeting?: Zorg minimaal voor een laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoon, presentatieklikker en een HDMI-adapterset. Leg ook minstens twee verlengkabels en twee stekkerdozen klaar en test alles 30 minuten voor aanvang.
Hoeveel naambadges moet ik voorbereiden?: Maak 5 tot 10% meer badges dan het aantal bevestigde deelnemers. Bij 40 deelnemers bereid je daarom 42 tot 44 naambadges en naamkaarthouders voor; doe dit uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.