Qué necesitas para una reunión de expertos

Una reunión de expertos necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar para recibir a los participantes, servir café y comida, y evitar problemas durante las ponencias. Calcula las cantidades según el número de asistentes y deja preparado el material técnico al menos un día antes. Las bebidas, las acreditaciones y los adaptadores suelen ser lo que se olvida hasta el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 45
Mesascant. 6
Mesa de recepción
Percherocant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 45
Platos de postrecant. 45
Tazas de cafécant. 45
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Clic de presentación
Kit de adaptadores HDMI
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 3
Pizarras de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Pizarras blancascant. 2
Borradores de pizarra blancacant. 2

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cuchillos de pancant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 45
Credencialescant. 45
Mantelescant. 6
Señales direccionalescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Limonada amarga - 2 botellas
- Ginger beer - 2 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsner - 48 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 5 botellas
- Prosecco - 4 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Limones - 8 unidades
- Manzanas - 30 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Mini pepinos - 2 kilo
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Pica pica - 3 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Wraps - 6 paquetes
- Queso - 3 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Relleno de hummus para wraps - 2 kilos
- Ensalada mixta - 5 kilos
- Tomates cherry para ensalada - 2 kilo
- Pepino para ensalada - 2 kilos
- Cebolla roja - 1 kilo
- Feta - 1 kilo
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Aliño de yogur - 2 botellas
- Pasta - 4 kilos
- Pesto - 4 frascos
- Salsa de tomate - 6 tarros
- Queso parmesano - 1 kilo
- Verduras a la parrilla - 4 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 3 kilo
- Panecillos - 50 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Brownies - 50 unidades
- Pasteles mini de fruta - 50 unidades
- Galletas - 4 paquetes
- Almendras - 1 kilo
- Bollos sin gluten - 8 unidades
- Coberturas veganas - 2 paquetes
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Servilletas - 200 unidades
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades

Consejos

Calcula una taza de café o té por persona en la primera ronda y añade un 25 % para las reposiciones. Prepara también agua y vasos desde la apertura del registro.
Lleva una acreditación por participante y entre 5 y 10 acreditaciones en blanco para cambios de última hora. Colócalas en portatarjetas junto a la lista impresa de asistentes.
Comprueba el equipo de presentación 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, clic y adaptadores HDMI. Lleva al menos un cable alargador y una regleta de repuesto.
Para un descanso corto, calcula de 2 a 3 aperitivos por persona y coloca las bandejas de servir antes de que empiece la primera ponencia. No esperes a montar la mesa durante el descanso.
Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y reserva una nevera portátil para mantenerlas frías durante el registro. Si sirves vino, calcula una copa por persona y deja copas de agua disponibles todo el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto café necesito para una reunión de expertos?: Calcula entre 200 y 250 ml por persona para la primera ronda y añade un 25 % si la reunión dura más de tres horas. Para 20 asistentes, prepara aproximadamente 5 litros de café, además de té y agua.
¿Cuántas acreditaciones debo preparar?: Prepara una acreditación para cada participante confirmado y añade entre 5 y 10 unidades en blanco. Tenlas listas como mínimo 2 horas antes del comienzo para poder corregir nombres o registrar incorporaciones.
¿Qué material técnico necesito para las presentaciones?: Lleva un portátil, proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, clic de presentación y un kit de adaptadores HDMI. Prueba todas las presentaciones y conexiones al menos 24 horas antes y lleva cables alargadores y regletas.
¿Cuándo debo enfriar las bebidas?: Pon las bebidas en las neveras portátiles entre 4 y 6 horas antes del registro. Si no tienes espacio suficiente, separa el agua y los refrescos de las bebidas que se servirán durante la comida.

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