Que prévoir pour une réunion d’experts ?

Une réunion d’experts demande plus que du café et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil, les repas, les boissons, la vaisselle et le matériel nécessaire aux interventions. Pour une journée complète, comptez notamment plusieurs verres par personne, un badge nominatif et une solution de secours pour les présentations. Cette liste vous aide à vérifier vos achats et à repérer les éléments souvent oubliés avant l’arrivée des participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 45
Tablesqté 6
Table de réception
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 45
Assiettes à dessertqté 45
Tasses à caféqté 45
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Cliqueur de présentation
Kit d’adaptateurs HDMI
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Chevaletsqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableaux blancsqté 2
Effaceurs pour tableau blancqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Couteaux à painqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Porte-nomsqté 45
Badges nominatifsqté 45
Nappesqté 6
Panneaux d’orientationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Bitter lemon - 2 bouteilles
- Boisson au gingembre - 2 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsner - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 8 pièces
- Pommes - 30 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Mini concombres - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 3 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Mélange de noix - 2 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Baguette - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Wraps - 6 paquets
- Fromage - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Garniture pour wrap au houmous - 2 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Tomates cerises pour salade - 2 kilos
- Concombre pour salade - 2 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Feta - 1 kilo
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sauce yaourt - 2 bouteilles
- Pâtes - 4 kilos
- Pesto - 4 pots
- Sauce tomate - 6 pots
- Parmesan - 1 kilo
- Légumes grillés - 4 kilos
- Boulettes végétariennes - 3 kilo
- Sandwiches - 50 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Brownies - 50 pièces
- Mini-feuilletés aux fruits - 50 pièces
- Biscuits - 4 paquets
- Amandes - 1 kilo
- Petits pains sans gluten - 8 pièces
- Garniture vegan - 2 emballages
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un porte-nom pour chaque participant, puis ajoutez 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Pour le premier accueil, comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis gardez les boissons au frais dans des glacières jusqu’aux pauses.
Prévoyez au moins une tasse à café par personne et deux bouilloires ou une machine à café adaptée si plusieurs participants prennent leur boisson en même temps.
Testez le portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et le cliqueur au moins 30 minutes avant le début ; gardez un kit d’adaptateurs HDMI et une rallonge à portée de main.
Pour un repas servi à table, comptez une assiette de dîner, une assiette à dessert, des couverts et un verre à eau par personne, avec environ 10 % de réserve pour la casse ou les arrivées imprévues.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour une réunion d’experts d’une journée ?: Prévoyez la vaisselle pour chaque repas, des boissons, un point café, les supports de présentation et un badge par participant. Ajoutez environ 10 % de réserve pour la vaisselle et les badges.
Combien de verres faut-il par personne pour une réunion ?: Comptez un verre à eau par personne et prévoyez deux à trois boissons pour la première heure. Si du vin est servi au repas, ajoutez un verre à vin par personne.
Quand acheter les boissons et la vaisselle pour une réunion d’experts ?: Achetez la vaisselle et les fournitures au moins 3 à 5 jours avant. Mettez les boissons au frais le jour même, suffisamment tôt pour qu’elles soient froides à l’accueil.
Quel matériel prévoir pour les présentations ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un micro sans fil et un cliqueur. Testez l’ensemble au moins 30 minutes avant et gardez des rallonges, multiprises et adaptateurs HDMI en secours.

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