Einkaufsliste für ein Expertentreffen

Für ein Expertentreffen brauchst du mehr als Kaffee und einen Beamer. Plane Getränke, Geschirr und Technik passend zur Teilnehmerzahl und berücksichtige Empfang, Vorträge und Pausen. Besonders häufig fehlen HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Namensschildhalter oder zusätzliche Wassergläser. Die vollständige Liste auf dieser Seite zeigt dir, was du einkaufen, ausleihen oder vor dem Termin aus dem Lager holen solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 45
TischeAnz. 6
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 45
DesserttellerAnz. 45
KaffeetassenAnz. 45
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Präsentationsklicker
HDMI-Adapter-Set
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
FlipchartsAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 4
WhiteboardsAnz. 2
Whiteboard-RadiererAnz. 2

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 45
NamensschilderAnz. 45
TischdeckenAnz. 6
WegweiserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Bitter Lemon - 2 Flaschen
- Ingwerbier - 2 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsner - 48 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 5 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Äpfel - 30 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Minigurken - 2 Kilo
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Knabberzeug - 3 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Wraps - 6 Packungen
- Käse - 3 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Hummus-Wrap-Füllung - 2 kilo
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Cherrytomaten für Salat - 2 Kilo
- Gurke für Salat - 2 Kilo
- Rote Zwiebel - 1 Kilo
- Feta - 1 Kilo
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Joghurtdressing - 2 Flaschen
- Nudeln - 4 Kilo
- Pesto - 4 Gläser
- Tomatensauce - 6 Gläser
- Parmesan - 1 kilo
- Gegrilltes Gemüse - 4 kilo
- Vegetarische Hackbällchen - 3 Kilo
- Brötchen - 50 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Brownies - 50 Stück
- Mini-Fruchtkuchen - 50 Stück
- Kekse - 4 Packungen
- Mandeln - 1 Kilo
- Glutenfreie Brötchen - 8 Stück
- Vegane Aufstriche - 2 Packungen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Servietten - 200 Stück
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück

Tipps

Plane pro Person mindestens 1 Wasserglas für den Empfang und ein weiteres Glas als Reserve ein. Bei einem Treffen von 30 Personen sind 36 Gläser ein praktikabler Richtwert.
Rechne für die erste Kaffeepause mit 2 Tassen Kaffee oder Tee pro Person und halte mindestens 10 Prozent zusätzliche Kaffeetassen bereit. Für 30 Personen brauchst du daher rund 66 Tassen.
Lege für jede Präsentation einen passenden HDMI-Adapter bereit und packe mindestens 1 Ersatzadapter ein. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Präsentationsklicker spätestens am Vortag.
Stelle am Registrierungstisch 1 Namensschildhalter und 1 Namensschild pro angemeldeter Person bereit, plus etwa 10 leere Schilder für kurzfristige Änderungen oder Nachmeldungen.
Kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Empfang. Wenn kein Kühlschrank am Veranstaltungsort verfügbar ist, plane ausreichend Kühlboxen und serviere Wasser bereits zum Eintreffen der ersten Gäste.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Expertentreffen?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person, danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Für 30 Teilnehmende sind für ein dreistündiges Treffen ungefähr 120 Getränkeportionen ein sinnvoller Richtwert, einschließlich Reserve.
Wie viel Geschirr brauche ich für 30 Personen?: Rechne mit 36 Wassergläsern, 36 Kaffeetassen, 36 Bestecksets und je 36 Dinner- und Desserttellern. Bei einem Abendessen oder mehreren Servierdurchgängen solltest du zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve einplanen.
Wann muss ich die Präsentationstechnik für das Expertentreffen prüfen?: Sammle die Präsentationen spätestens 2 Tage vorher ein und teste die Technik am Vortag. Prüfe dabei auch HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Mikrofon und Präsentationsklicker – nicht erst beim Aufbau.
Wie viele Namensschilder brauche ich für ein Expertentreffen?: Drucke 1 Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 30 Anmeldungen sind das 33 Schilder; halte außerdem etwa 3 bis 5 leere Schilder für Nachmeldungen bereit.

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