Checklist voor een expertconferentie organiseren

Een expertconferentie vraagt om meer dan een programma en een geschikte zaal. Je moet sprekers, moderatoren, aanmeldingen, catering, presentaties en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en tijden en werk daarna naar registratie en inhoud toe. In de laatste dagen controleer je vooral wat vaak te laat wordt geregeld: dieetwensen, presentaties, naamkaartjes, deelnemerslijsten en reserveapparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers en moderatoren bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Catering bestellen
Techniek reserveren
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmafolders printen
Deelnemerslijst printen
Sprekersinformatie klaarleggen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentaties op USB zetten
Technische proef uitvoeren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Sprekersstoelen plaatsen
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Wifi en stroom controleren
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Spreker bij presentatie begeleiden
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Panelleden ontvangen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Microfoons tijdens panel bedienen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondsessies begeleiden
2 personen
Techniek tijdens sessies bedienen
Laatste netwerkdrankjes serveren
2 personen
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Verloren voorwerpen verzamelen
Cateringresten veilig verpakken
2 personen
Buffet en koffiepunt afbouwen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten nalopen en reinigen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restproducten opruimen
Deelnemersbedankje versturen
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6
Registratietafel
Kleedtafelsaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Reserve-laptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 3
Laserpointeraantal 2
Flip-overbordaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Stiftenaantal 24
Wifi-router
Oplaadstationsaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 90
Naamkaartjesaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Routebordjesaantal 10
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Sprekersnaambordjesaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerplateausaantal 12
Broodmandenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, tijden, sprekers en moderatoren uiterlijk 4 weken vooraf vast. Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen voor de conferentie op, zodat je ze kunt controleren en op een USB-stick kunt zetten.
Open het aanmeldformulier minimaal 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen dagelijks. Sluit de deelnemerslijst 2 werkdagen voor de bijeenkomst, zodat naamkaartjes, programmfolders en catering op aantallen kunnen worden afgestemd.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 5 werkdagen vooraf door aan de catering. Controleer daarnaast of er genoeg waterglazen, koffiekopjes en servies zijn voor het volledige programma.
Plan de technische proef niet pas bij aanvang, maar minstens 60 minuten voor de eerste sessie. Test beamer, projectiescherm, laptop, reserve-laptop, microfoons, HDMI-adapters, luidsprekers en het mengpaneel met de daadwerkelijke presentaties.
Richt de registratie- en podiumzone vóór binnenkomst van deelnemers in. Leg deelnemerslijst, naamkaartjes en sprekersinformatie klaar en controleer bij het openen van de locatie alle leveringen, tafels, stoelen en kabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een expertconferentie organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Reserveer techniek en catering uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de praktische deelnemersinformatie 2 werkdagen voor de conferentie.
Wanneer moet ik sprekers en moderatoren bevestigen?: Bevestig sprekers en moderatoren bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 3 dagen voor het evenement op en leg contactgegevens, tijden en sprekersinformatie bij de registratie klaar.
Wanneer moet ik de catering voor een expertconferentie bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 3 weken vooraf en geef het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen 5 werkdagen vooraf door. Tel ook medewerkers, sprekers en moderatoren mee als zij mee-eten.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische controle?: Plan minstens 60 minuten voor de eerste sessie voor de technische proef. Test elke laptop, microfoon, kabel en adapter met het projectiescherm en zet een reserve-laptop en de presentaties op USB klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.