Expertenkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sammle alle Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn ein und speichere sie zusätzlich auf USB-Sticks. So kannst du Dateien vor Ort auf dem Laptop testen und bist bei einem Ausfall nicht auf einzelne E-Mail-Anhänge angewiesen.
• Führe die technische Probe am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Einlass durch. Prüfe dabei Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Adapter und den Ersatz-Laptop.
• Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Konferenz, wenn du Namensschilder, Programmhefte und Catering verbindlich vorbereiten musst. Exportiere danach die Teilnehmerliste und gleiche die erfassten Ernährungswünsche mit der Bestellung ab.
• Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein. Der Tisch, Namensschilder, Teilnehmerliste und Referenteninformationen sollten fertig bereitliegen, bevor die ersten Gäste eintreffen.
• Kontrolliere Lieferungen und Einkäufe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn. Getränke sollten dann bereits gekühlt sein; Geschirr wie Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Besteck gehört ebenfalls an den vorgesehenen Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Expertenkonferenz planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn mehrere Referenten, Technik und Catering beteiligt sind. Datum und Ort sollten zuerst feststehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig starten können.

Wann sollte man die Einladungen für eine Expertenkonferenz verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Öffne das Anmeldeformular gleichzeitig und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 bis 5 Tagen vor der Konferenz.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Expertenkonferenz?

Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Podiumstisch, Registrierung und Technik ein. Für eine technische Probe mit Präsentationen solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten reservieren.

Wann müssen Präsentationen und Teilnehmerunterlagen fertig sein?

Fordere Präsentationen spätestens 48 Stunden vorher an und drucke Programmhefte, Namensschilder und Teilnehmerliste spätestens am Vortag. Die aktuelle Teilnehmerliste solltest du am Veranstaltungstag zusätzlich einmal ausdrucken.

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