Checklist pour organiser une conférence d’experts

Une conférence d’experts repose sur un enchaînement précis : confirmer le lieu, cadrer le programme, gérer les inscriptions et préparer chaque intervention. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 65 fournitures nécessaires, de la première réservation à l’installation de la salle. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents, comme le matériel de secours, les besoins alimentaires ou les présentations à tester avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Confirmer les intervenants et les modérateurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
Commander le catering
Réserver la technique
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Imprimer la liste des participants
Préparer les informations des intervenants
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre les présentations sur une clé USB
Effectuer la répétition technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer les chaises des intervenants
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier le wifi et l’électricité
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner le conférencier à la présentation
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Accueillir les membres du panel
Animer la table ronde
2 personnes
Gérer les microphones pendant le panel
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les boissons
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer les sessions du soir
2 personnes
Gérer la technique pendant les sessions
Servir les derniers cocktails de réseautage
2 personnes
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
Emballer les restes du catering en toute sécurité
2 personnes
Démonter le buffet et le point café
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les produits restants
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 90
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 6
Table d'inscription
Tables de maquillageqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Louchesqté 12
Carafeqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 3
Pointeur laserqté 2
Panneau de paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Routeur wifi
Stations de rechargeqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 90
Badges nominatifsqté 100
Brochures du programmeqté 100
Panneaux d’orientationqté 10
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Pancartes avec les noms des intervenantsqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gants en caoutchoucqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour les questions, les changements de salle ou les retards.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le décompte au traiteur au plus tard lors de la commande. Gardez la liste des réponses avec les inscriptions traitées.
Rassemblez les présentations plusieurs jours avant la conférence et copiez-les sur une clé USB. Testez chaque fichier sur l’ordinateur prévu, puis conservez un ordinateur portable de secours.
Ne limitez pas la répétition technique au vidéoprojecteur : vérifiez aussi les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles HDMI, les adaptateurs et les rallonges.
Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour contrôler les livraisons, installer la table d’inscription, les badges, les chaises et la table de scène. Prévoyez au moins 60 minutes avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence d’experts ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, d’ouvrir les inscriptions, de réserver la technique et de commander le catering.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une conférence ?: Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez-le quelques jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions, les questions et les besoins alimentaires.
Quand faut-il récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 3 à 5 jours avant la conférence. Faites une répétition technique avant le jour J et copiez toutes les versions validées sur une clé USB.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour de la conférence ?: Réservez au minimum 60 minutes avant l’arrivée du premier participant. Pour une salle avec vidéoprojecteur, sonorisation, scène et restauration, prévoyez plutôt 90 minutes si plusieurs personnes doivent installer le matériel.

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