Checklist para organizar una conferencia de expertos

Organizar una conferencia de expertos exige coordinar contenido, personas, asistentes y técnica sin dejar decisiones para el último momento. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, cerrar el programa y asegurar la participación de ponentes y moderadores. Después, controla las inscripciones, las preferencias dietéticas, el catering y todo el material de las presentaciones. El día anterior conviene hacer una prueba técnica completa y preparar el registro, las acreditaciones y la sala.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa y los horarios
2 personas
Confirmar a los ponentes y moderadores
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los participantes
Pedir el catering
Reservar técnica
Recopilar las presentaciones
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir folletos del programa
Imprimir la lista de participantes
Preparar la información de los ponentes
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Poner las presentaciones en USB
Realizar la prueba técnica
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar la mesa del escenario
2 personas
Colocar sillas para los ponentes
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar el wifi y la electricidad
Montar el punto de café
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Comprobar los baños
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar al orador durante la presentación
Recoger preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Recibir a los panelistas
Moderar el panel de discusión
2 personas
Manejar los micrófonos durante el panel
2 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el bufé y las bebidas
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla usada
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar las sesiones de la tarde
2 personas
Gestionar la técnica durante las sesiones
Servir las últimas bebidas de networking
2 personas
Coordinar la salida de los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
Empaquetar de forma segura los restos del catering
2 personas
Desmontar el bufé y el punto de café
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Revisar y limpiar los baños
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los residuos
Enviar agradecimiento a los participantes
Compartir presentaciones con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Sillascant. 90
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 6
Mesa de registro
Mesas de maquillajecant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Jarracant. 8
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Portátil de reserva
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Memorias USBcant. 3
Puntero lásercant. 2
Atril de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24
Router wifi
Estaciones de cargacant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Portanombrescant. 90
Tarjetas de nombrecant. 100
Folletos del programacant. 100
Carteles de rutacant. 10
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Carteles con nombres de los ponentescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas para servircant. 12
Cestas de pancant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantes de gomacant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los horarios antes de abrir las inscripciones. Así puedes enviar invitaciones con información definitiva y evitar cambios constantes en las respuestas a los participantes.
Pide las presentaciones a los ponentes con varios días de margen y guárdalas también en una memoria USB. Lleva un portátil de reserva para no depender de un único equipo.
Haz la prueba técnica al menos el día anterior: proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores y regletas deben probarse juntos.
Revisa las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Comprueba las entregas al recibirlas y enfría las bebidas con tiempo suficiente para el comienzo de la conferencia.
Prepara la mesa de registro, las tarjetas de nombre, los folletos del programa y la lista de participantes antes de abrir el lugar. Deja colocadas las mesas, las sillas y el mobiliario del escenario siguiendo el programa previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de expertos?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, ponentes, moderadores y programa. Reserva la técnica y el catering cuando tengas una previsión fiable de asistentes, y deja la prueba técnica para el día anterior.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una conferencia?: Envíalas cuando el programa, los horarios y la ubicación estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén abierto el formulario de inscripción durante varias semanas para poder gestionar dudas y preferencias dietéticas.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una conferencia?: Prueba durante 60 a 90 minutos el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, el portátil y todos los cables y adaptadores. También prepara las presentaciones en una memoria USB, las tarjetas de nombre, los folletos y la mesa de registro.
¿Cuántas copias de la lista de participantes hay que imprimir?: Imprime al menos 2 copias: una para la mesa de registro y otra de reserva para la organización. Hazlo después de cerrar las inscripciones o el día anterior, para que los nombres y los datos estén actualizados.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.