Boodschappenlijst voor een expertconferentie

Voor een expertconferentie heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Deelnemers moeten zich snel kunnen registreren, sprekers moeten zonder technische vertraging kunnen presenteren en catering moet aansluiten op het programma. Denk daarom ook aan een reserve-laptop, HDMI-adapters, USB-sticks en voldoende waterglazen. Op deze pagina staat de complete lijst met 65 spullen, van registratietafel en naamkaartjes tot microfoons, servies en tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6
Registratietafel
Kleedtafelsaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Reserve-laptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 3
Laserpointeraantal 2
Flip-overbordaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Stiftenaantal 24
Wifi-router
Oplaadstationsaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 90
Naamkaartjesaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Routebordjesaantal 10
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Sprekersnaambordjesaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerplateausaantal 12
Broodmandenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes assortiment - 250 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Volle melk - 8 liter
- Havermelk - 6 liter
- Halfvolle koffiemelk - 4 liter
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Citroenschijfjes - 2 kilogram
- Plat mineraalwater - 60 liter
- Bruisend mineraalwater - 60 liter
- Cola - 12 liter
- Cola Zero - 12 liter
- Sinas - 6 liter
- Tonic - 6 liter
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Mini croissants - 100 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 100 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Aardbeienjam - 3 potten
- Kaasplakken - 3 kilogram
- Hamplakken - 3 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 120 stuks
- Meergranen broodjes - 80 stuks
- Gemengde groene salade - 8 kilogram
- Komkommers - 4 kilogram
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Pasta - 8 kilogram
- Tomatensaus - 8 liter
- Groentemix - 8 kilogram
- Kipfilet - 8 kilogram
- Vegetarische maaltijdporties - 20 stuks
- Veganistische maaltijdporties - 10 stuks
- Glutenvrije maaltijdporties - 6 stuks
- Parmezaanse kaas - 1 kilogram
- Broodstengels - 8 pakken
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 6 kilogram
- Bananen - 5 kilogram
- Mini muffins - 120 stuks
- Pure chocolade - 2 kilogram
- Servetten - 400 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 liter
- Allesreiniger - 2 liter
- Glasreiniger - 1 liter
- Desinfecterende handgel - 6 flessen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen

Tips

Neem voor elke presentatie een USB-stick mee en zet alle bestanden uiterlijk 24 uur vooraf op een tweede exemplaar. Zo kun je bij een defecte laptop of ontbrekende kabel direct door.
Plan per aanwezige minimaal één waterglas en reken voor koffie- en theemomenten op één kopje per persoon per ronde. Zet extra glazen klaar bij een programma dat langer dan vier uur duurt.
Leg voor elke spreker een stoel, microfoon en eigen presentatieplek klaar. Test draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en de presentatieverbinding minstens 60 minuten voor de ontvangst.
Neem naast HDMI-kabels ook HDMI-adapters, verlengkabels en stekkerdozen mee. Controleer vooraf welke aansluiting de laptop van iedere spreker gebruikt; dat wordt vaak pas bij het opbouwen ontdekt.
Zet registratiemateriaal, deelnemerslijst, programmafolders en naamkaartjes uiterlijk 30 minuten voor opening op de registratietafel. Houd de deelnemerslijst ook digitaal beschikbaar voor last-minute wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een expertconferentie?: Reken minimaal op meubilair voor deelnemers en sprekers, een registratietafel, presentatie- en geluidsapparatuur, servies, dranken en geprinte deelnemersinformatie. Voor techniek zijn onder meer een beamer, projectiescherm, laptop, reserve-laptop, microfoons, HDMI-kabels en adapters nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een expertconferentie?: Voorzie één stoel per aangemelde deelnemer en tel de sprekersstoelen apart mee. Voeg 5 tot 10 procent extra stoelen toe wanneer de aanmeldingen nog kunnen wijzigen of wanneer er een open inloop is.
Hoeveel techniek moet ik reserveren voor een expertconferentie?: Plan minimaal één beamer, één projectiescherm, één presentatielaptop en één reserve-laptop. Leg per presentatieruimte minstens één microfoon klaar en test alle kabels, adapters en geluidsapparatuur uiterlijk 60 minuten voor aanvang.
Wanneer moet ik catering en servies regelen voor een expertconferentie?: Bestel catering zodra het programma en de aanmeldingen voldoende vaststaan, bij voorkeur minimaal 7 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de conferentie en controleer bij levering of borden, kopjes, glazen en bestek compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.