Einkaufsliste für eine Expertenkonferenz

Für eine Expertenkonferenz brauchst du mehr als Beamer und Stühle. Neben Möbeln für Registrierung und Podium müssen Präsentationstechnik, Ersatzgeräte, Geschirr und Getränke rechtzeitig bereitstehen. Plane die Ausstattung nach der Zahl der Teilnehmenden und Referenten, nicht nur nach der Raumgröße. Diese Einkaufsliste hilft dir, typische Engpässe vor dem Einlass zu vermeiden und die technische Probe ohne fehlende Kabel oder Adapter durchzuführen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
Podiumstisch
RednerstühleAnz. 6
Registrierungstisch
UmkleidetischeAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaraffeAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Ersatz-Laptop
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3
LaserpointerAnz. 2
FlipchartAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 4
StifteAnz. 24
WLAN-Router
LadestationenAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 90
NamensschilderAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
WegweiserAnz. 10
StifteAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
Namensschilder für RednerAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierplattenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
GummihandschuheAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Tee-Beutelmischung - 250 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Vollmilch - 8 liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Halbentrahmte Kaffeerahm - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Zitronenscheiben - 2 Kilogramm
- Stilles Mineralwasser - 60 Liter
- Sprudelndes Mineralwasser - 60 liter
- Cola - 12 Liter
- Cola Zero - 12 Liter
- Orangenlimonade - 6 Liter
- Tonic - 6 Liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 48 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilogramm
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 100 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Erdbeermarmelade - 3 Gläser
- Käsescheiben - 3 Kilogramm
- Schinkenscheiben - 3 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Mehrkornbrötchen - 80 Stück
- Gemischter grüner Salat - 8 Kilogramm
- Gurken - 4 Kilogramm
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Pasta - 8 Kilogramm
- Tomatensauce - 8 liter
- Gemüsemix - 8 Kilogramm
- Hähnchenfilet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Mahlzeiten – 20 Stück
- Vegane Mahlzeitenportionen - 10 Stück
- Glutenfreie Mahlzeitenportionen - 6 Stück
- Parmesan - 1 Kilogramm
- Brotstangen - 8 Packungen
- Gemischte Nüsse - 3 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 6 Kilogramm
- Bananen - 5 kilogram
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Dunkle Schokolade - 2 Kilogramm
- Servietten - 400 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Liter
- Allzweckreiniger - 2 Liter
- Glasreiniger - 1 Liter
- Desinfizierendes Handgel - 6 Flaschen
- Flüssige Handseife - 6 Flaschen

Tipps

Plane pro 10 Teilnehmende mindestens einen Registrierungstisch und ausreichend Namensschilder ein. Lege Teilnehmerliste, Programmhefte und Referenteninformationen spätestens am Vorabend am Registrierungstisch bereit.
Halte für die Präsentation mindestens einen Ersatz-Laptop und zwei USB-Sticks bereit. Speichere die Vorträge zusätzlich am Veranstaltungstag auf beiden Sticks und prüfe jede Datei vor Beginn der Konferenz.
Rechne bei der Technik nicht nur mit einem HDMI-Kabel: Lege mindestens einen passenden HDMI-Adapter, zwei Verlängerungskabel und einen Laserpointer bereit. Teste Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor dem ersten Vortrag.
Bestelle Teller, Tassen, Gläser und Besteck nach der höchsten gleichzeitigen Belegung. Für Wasser sollten pro Person mindestens zwei Wassergläser eingeplant werden, damit während der Pausen nicht sofort nachgespült werden muss.
Stelle für Podium und Referenten eigene Sitzplätze bereit: einen Podiumstisch und je Referent einen Stuhl. Prüfe Lieferungen und hole fehlende Einkäufe spätestens am Tag vor der Konferenz ab, damit beim Aufbau noch Zeit für Ersatz bleibt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Expertenkonferenz?: Du brauchst Möbel für Registrierung, Podium und Teilnehmende sowie Beamer, Leinwand, Laptop, Ersatz-Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und passende Kabel. Ergänze Geschirr, Gläser, Tassen, Besteck, Karaffen und Servierschalen entsprechend der Teilnehmendenzahl.
Wie viele Wassergläser brauche ich für eine Konferenz?: Plane mindestens zwei Wassergläser pro Person ein, wenn während der Pausen nicht laufend gespült werden soll. Bei einer Konferenz mit 50 Teilnehmenden sind das mindestens 100 Gläser, zusätzlich zu Gläsern für Referenten und Service.
Wie viel Ersatztechnik sollte ich für eine Expertenkonferenz einplanen?: Ein Ersatz-Laptop und mindestens zwei USB-Sticks decken die wichtigsten Präsentationsrisiken ab. Teste die Geräte spätestens 60 Minuten vor Beginn und speichere alle Vorträge zusätzlich auf beiden USB-Sticks.
Wann muss ich die Technik für eine Expertenkonferenz prüfen?: Führe die technische Probe mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt durch. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und den Präsentations-Laptop gemeinsam im aufgebauten Raum.

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