Lista de compras para una conferencia de expertos

Organizar una conferencia de expertos exige más que reservar una sala y confirmar a los ponentes. Necesitas preparar el espacio, la mesa de registro, el escenario, la técnica y el servicio de comidas sin dejar piezas pequeñas para el último día. Esta lista reúne 65 artículos para cubrir una jornada completa, desde proyectores y micrófonos hasta vasos, bandejas y material impreso. Úsala junto con el programa y el número definitivo de asistentes para ajustar las cantidades.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Sillascant. 90
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 6
Mesa de registro
Mesas de maquillajecant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Jarracant. 8
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Portátil de reserva
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Memorias USBcant. 3
Puntero lásercant. 2
Atril de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24
Router wifi
Estaciones de cargacant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Portanombrescant. 90
Tarjetas de nombrecant. 100
Folletos del programacant. 100
Carteles de rutacant. 10
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Carteles con nombres de los ponentescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas para servircant. 12
Cestas de pancant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantes de gomacant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Surtido de bolsitas de té - 250 stuks
- Café descafeinado - 500 gramos
- Leche entera - 8 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche semidesnatada para café - 4 litros
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Rodajas de limón - 2 kilogram
- Agua mineral sin gas - 60 litros
- Agua mineral con gas - 60 litros
- Cola - 12 litros
- Cola Zero - 12 litros
- Sinaas - 6 liter
- Tónica - 6 litros
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Mini croissants - 100 unidades
- Mini bollos de chocolate - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Lonchas de queso - 3 kilogramo
- Lonchas de jamón - 3 kilogram
- Hummus - 2 kilogramos
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Bollos multicereales - 80 unidades
- Ensalada verde mixta - 8 kilogram
- Pepinos - 4 kilogramos
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pasta - 8 kilogramos
- Salsa de tomate - 8 litros
- Mezcla de verduras - 8 kilogram
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Raciones de comida vegetariana - 20 unidades
- Raciones de comida vegana - 10 unidades
- Raciones de comida sin gluten - 6 unidades
- Queso parmesano - 1 kilogramo
- Palitos de pan - 8 paquetes
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 6 kilogramos
- Plátanos - 5 kilogram
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Chocolate negro - 2 kilogramo
- Servilletas - 400 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Detergente lavavajillas - 2 litros
- Limpiador multiusos - 2 litros
- Limpiador de cristales - 1 litro
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
- Jabón líquido de manos - 6 botellas

Consejos

Calcula la vajilla para el número confirmado de asistentes y añade entre un 10 % y un 15 % de margen: los vasos y las tazas suelen ser lo primero que falta durante las pausas.
Prepara dos portátiles y guarda las presentaciones en varias memorias USB al menos 24 horas antes. Comprueba también los adaptadores HDMI, los cables y los alargadores durante la prueba técnica.
Reserva una mesa de registro con espacio para las tarjetas de nombre, los folletos del programa y la lista de participantes. Ten este material impreso como mínimo el día anterior.
Para el escenario, cuenta las sillas de los ponentes y los micrófonos según el número de personas que participen en cada sesión. Deja un micrófono inalámbrico de repuesto si el formato incluye preguntas del público.
Enfría las bebidas y revisa las entregas entre 2 y 3 horas antes de abrir la ubicación. Así todavía tendrás margen para corregir una bandeja, una caja o un elemento técnico que no haya llegado.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y tazas necesito para una conferencia?: Calcula al menos 1 vaso para agua y 1 taza de café por persona, más un margen del 10 % al 15 %. Si habrá varias pausas o servicio de vino, aumenta la cantidad porque no siempre se reutiliza la vajilla.
¿Cuándo debo preparar las presentaciones de los ponentes?: Pídelas y recopílalas como máximo 48 horas antes de la conferencia. Cópialas en dos memorias USB y en los dos portátiles, y realiza la prueba técnica entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los asistentes.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para una mesa de expertos?: Cuenta un micrófono por persona que hable al mismo tiempo y añade 1 inalámbrico para preguntas o sustituciones. Comprueba el número definitivo después de cerrar el programa y confirmar a los moderadores.
¿Cuándo preparo la mesa de registro y las tarjetas de nombre?: Imprime la lista de participantes y las tarjetas de nombre el día anterior, cuando las inscripciones estén actualizadas. Monta la mesa de registro al menos 60 minutos antes de abrir la sala para revisar el material y ordenar la llegada.

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