Que faut-il prévoir pour une conférence d’experts ?

Pour une conférence d’experts, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir le mobilier de scène, l’accueil, la vaisselle du repas, les boissons et un équipement technique complet. Comptez notamment un ordinateur de secours, des adaptateurs HDMI et plusieurs multiprises : ce sont les éléments souvent oubliés jusqu’à la répétition technique. La liste ci-dessous vous aide à préparer les achats et le matériel à récupérer avant l’ouverture du lieu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 90
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 6
Table d'inscription
Tables de maquillageqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Louchesqté 12
Carafeqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 3
Pointeur laserqté 2
Panneau de paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Routeur wifi
Stations de rechargeqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 90
Badges nominatifsqté 100
Brochures du programmeqté 100
Panneaux d’orientationqté 10
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Pancartes avec les noms des intervenantsqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gants en caoutchoucqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Assortiment de sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Lait entier - 8 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour café demi-écrémée - 4 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Tranches de citron - 2 kilogrammes
- Eau minérale plate - 60 litres
- Eau minérale gazeuse - 60 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 6 litres
- Tonic - 6 litres
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Mini croissants - 100 pièces
- Mini petits pains au chocolat - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 3 pots
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Tranches de jambon - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains aux céréales - 80 pièces
- Salade verte mixte - 8 kilogrammes
- Concombres - 4 kilogrammes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Mélange de légumes - 8 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Portions de repas végétariens - 20 pièces
- Portions de repas vegan - 10 pièces
- Portions de repas sans gluten - 6 pièces
- Parmesan - 1 kilogramme
- Bâtonnets de pain - 8 paquets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 6 kilogram
- Bananes - 5 kilogrammes
- Mini muffins - 120 pièces
- Chocolat noir - 2 kilogrammes
- Serviettes - 400 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 litres
- Nettoyant multi-usage - 2 litres
- Nettoyant pour vitres - 1 litre
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable de secours et au moins une clé USB contenant toutes les présentations avant la répétition technique. Une copie séparée évite de bloquer la conférence en cas de panne ou de fichier incompatible.
Comptez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez les chaises des intervenants et des modérateurs. Gardez quelques places libres pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Pour la technique, prévoyez au minimum un câble HDMI de rechange, les adaptateurs correspondant aux ordinateurs des intervenants et suffisamment de rallonges et multiprises pour la scène, la régie et le vidéoprojecteur.
Commandez la vaisselle selon le nombre de repas confirmés, avec une assiette de dîner, une assiette à dessert, un set de couverts et un verre à eau par personne. Ajoutez les tasses à café et les verres à vin si ces services sont prévus au programme.
Récupérez les courses et vérifiez les livraisons avant l’ouverture du lieu. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et regroupez les supports imprimés, badges et informations des intervenants à la table d’inscription.

Questions fréquentes

Quel matériel faut-il pour une conférence d’experts ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un ordinateur de secours, des microphones sans fil, des haut-parleurs, une table de mixage, des câbles HDMI, des adaptateurs, des rallonges et des multiprises. Ajoutez une clé USB avec les présentations et un pointeur laser.
Combien de chaises prévoir pour une conférence ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez les chaises réservées aux intervenants et aux modérateurs. Gardez quelques places supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les ajustements de salle.
Quand faut-il préparer le matériel technique ?: Rassemblez tout le matériel au moins la veille et réalisez la répétition technique avant l’arrivée des participants. Les présentations doivent être copiées sur la clé USB de secours avant cette répétition.
Quelle vaisselle acheter pour le repas d’une conférence ?: Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un set de couverts et un verre à eau par repas confirmé. Ajoutez une tasse à café, un verre à vin et quelques pièces de réserve si ces boissons ou ce service sont prévus.

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