Checklist voor een eventingwedstrijd organiseren
Een eventingwedstrijd vraagt om een planning waarin sport, veiligheid en terreinwerk samenkomen. Leg eerst datum, locatie, reglement, vergunningen en verzekering vast; bevestig daarna officials, dierenarts, hoefsmid en EHBO. In de laatste weken verwerk je inschrijvingen, int je startgeld en publiceer je startlijst en starttijden. Controleer vóór de wedstrijddag de dressuurbaan, spring- en crosscountryterrein, stallen, paddocks, parkeerroute en alle materialen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
2 personen
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Wedstrijdverzekering regelen
Officials bevestigen
2 personen
Dierenarts vastleggen
Hoefsmid vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Parkeerplan maken
2 personen
Terreinindeling uitwerken
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startgeld innen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst publiceren
2 personen
Starttijden communiceren
Prijzen en linten bestellen
Parcours laten uitzetten
3 personen
Dressuurbaan egaliseren
3 personen
Springterrein egaliseren
3 personen
Grondgesteldheid controleren
2 personen
Stallen en paddocks indelen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Deelnemersmappen vullen
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Terrein maaien
2 personen
Crosscountry-obstakels controleren
3 personen
Dressuurletters plaatsen
2 personen
Springparcours opbouwen
4 personen
Verkeersborden plaatsen
2 personen
Start- en finishgebied inrichten
4 personen
Tent en cateringpunt opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting testen
2 personen
Koelingen vullen
2 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Event
Officials ontvangen
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitreiken
3 personen
Paarden aanmelden
3 personen
Veterinaire controle begeleiden
3 personen
Ruiterbriefing verzorgen
3 personen
Dressuurproeven begeleiden
5 personen
Springparcours begeleiden
5 personen
Crosscountry begeleiden
8 personen
Parcours vrijhouden
4 personen
Paarden drinkwater geven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Tussentijdse uitslagen verwerken
2 personen
Omroepberichten verzorgen
Incidenten registreren
2 personen
Einduitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
4 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Paarden en stallen controleren
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terreinverlichting uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Springmateriaal afbouwen
4 personen
Parcoursmarkering verwijderen
3 personen
Dressuurbaan opruimen
3 personen
Stallen en paddocks reinigen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemers uitslagen toesturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafelaantal 2
- Barkrukkenaantal 6
Sportmateriaal
- Springhindernissenaantal 14
- Crosscountryhindernissenaantal 20
- Dressuurlettersaantal 12
- Dressuurhekjesaantal 8
- Startvlaggenaantal 4
- Finishvlaggenaantal 4
- Routepijlenaantal 30
- Parcoursnummersaantal 40
- Linten voor afzettingaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Meetlintenaantal 3
- Stopwatchesaantal 8
- Scorebordenaantal 4
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Hooinettenaantal 20
- Strobalenaantal 40
- Hekpanelenaantal 30
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Handlampenaantal 8
- Portofoonsaantal 10
- Kassa
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Koelcontainersaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 12
- Handwasstationsaantal 3
- Poetsdoekenaantal 20
- Emmersaantal 6
- Scheppenaantal 4
- Kruiwagensaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Brandblussersaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 20
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Prijslintenaantal 15
- Rosettenaantal 15
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de wedstrijddatum pas nadat je locatie, officials, dierenarts, hoefsmid en EHBO-bezetting hebt gecontroleerd. Zo voorkom je dat een ontbrekende veiligheidsfunctie de wedstrijd kort voor aanvang blokkeert.
- Werk de terreinindeling minstens enkele weken vooraf uit. Neem daarin de dressuurbaan, het springterrein, de crosscountryroute, parkeerplaatsen, stallen, paddocks en afzettingen mee.
- Maak de deelnemerscommunicatie in twee vaste momenten: stuur eerst de uitnodiging en verwerk de aanmeldingen, en communiceer daarna de startlijst en starttijden zodra die definitief zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving.
- Plan het terreinwerk niet op de ochtend zelf. Laat het parcours uitzetten, egaliseer de dressuurbaan en het springterrein en controleer de grondgesteldheid vóór de wedstrijd, inclusief routepijlen, hindernisnummers en afzetting.
- Vul deelnemersmappen en startnummers vooraf en leg prijzen en linten klaar op een vaste uitgifteplek. Test ook de omroepinstallatie, draadloze microfoons, laptops, printers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een eventingwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, reglement, vergunningen en verzekering. Bevestig officials en medische en veterinaire ondersteuning uiterlijk enkele weken vóór de wedstrijd.
- Wanneer moet ik de startlijst en starttijden publiceren?
- Publiceer de startlijst zodra de aanmeldingen en het startgeld zijn verwerkt en de indeling definitief is. Communiceer de starttijden uiterlijk enkele dagen vóór de wedstrijd, zodat deelnemers hun paarden en vervoer kunnen plannen.
- Wat moet ik vóór een eventingwedstrijd op het terrein controleren?
- Controleer vóór de wedstrijddag de grondgesteldheid, dressuurbaan, springterrein, crosscountryhindernissen, routepijlen, afzetting, stallen, paddocks en parkeerroute. Plan daarnaast een laatste veiligheidsronde vóór de eerste start.
- Wanneer regel ik een dierenarts en hoefsmid voor een eventingwedstrijd?
- Leg dierenarts en hoefsmid vast zodra de wedstrijddatum en locatie zijn bevestigd, bij voorkeur minstens 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig hun aanwezigheid en bereikbaarheid opnieuw in de week vóór de wedstrijd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!