Organiser un concours complet sans rien oublier

Un concours complet réunit dressage, saut d’obstacles et cross-country : chaque épreuve demande une préparation différente, mais tout doit s’enchaîner le même jour. Cette checklist couvre les démarches, les inscriptions, les officiels, la sécurité, les installations et le matériel de terrain. Commence par fixer la date et réserver le site, puis avance vers le règlement, les autorisations et les engagements. Dans les dernières semaines, concentre-toi sur les horaires, le balisage, les boxes, les secours et les documents des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Organiser l’assurance du match
Confirmer les officiels
2 personnes
Faire appel à un vétérinaire
Réserver le maréchal-ferrant
Organiser le personnel de premiers secours
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Élaborer le plan du site
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Encaisser les frais d’inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la liste de départ
2 personnes
Communiquer les horaires de départ
Commander les prix et les rubans
Faire tracer le parcours
3 personnes
Niveler la carrière de dressage
3 personnes
Aplanir le terrain de saut
3 personnes
Vérifier l’état du terrain
2 personnes
Répartir les écuries et les paddocks
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Remplir les dossiers des participants
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Tondre le terrain
2 personnes
Vérifier les obstacles de cross-country
3 personnes
Installer les lettres de dressage
2 personnes
Monter le parcours de saut
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
Aménager la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter la tente et le point catering
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

Accueillir les officiels
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les chevaux
3 personnes
Accompagner le contrôle vétérinaire
3 personnes
Animer le briefing des cavaliers
3 personnes
Encadrer les reprises de dressage
5 personnes
Encadrer le parcours de saut
5 personnes
Encadrer le cross-country
8 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Donner de l'eau aux chevaux
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Saisir les résultats intermédiaires
2 personnes
Gérer les annonces
Enregistrer les incidents
2 personnes
Vérifier le classement final
2 personnes
Remettre les prix
4 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes
Vérifier les chevaux et les écuries
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l'éclairage du site
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Démonter le matériel de saut
4 personnes
Retirer le balisage du parcours
3 personnes
Ranger la carrière de dressage
3 personnes
Nettoyer les écuries et les paddocks
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Archiver les résultats
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Table du juryqté 2
Tabourets de barqté 6

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 14
Obstacles de cross-countryqté 20
Lettres de dressageqté 12
Barrières de dressageqté 8
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Flèches de directionqté 30
Numéros de parcoursqté 40
Rubans de balisageqté 12
Cônesqté 40
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 20
Balles de pailleqté 40
Panneaux de clôtureqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Caisse

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 12
Stations de lavage des mainsqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Seauxqté 6
Pellesqté 4
Brouettesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Rubans de prixqté 15
Rosettesqté 15

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation et l’assurance plusieurs semaines avant l’épreuve : leur validation peut conditionner la communication de la date et l’ouverture des inscriptions.
Ne limite pas la préparation du terrain au parcours de cross : vérifie aussi le nivellement de la carrière de dressage, l’état du terrain de saut et l’accès des véhicules de secours au moins la veille.
Publie les horaires de départ dès qu’ils sont stabilisés et prépare les dossiers des participants, les dossards et les numéros de parcours avant leur arrivée sur le site.
Confirme séparément les officiels, le vétérinaire, le maréchal-ferrant et l’équipe de premiers secours. Prévois leurs horaires, leur emplacement et un moyen de contact le jour du concours.
Fais un contrôle matériel par zone : lettres et barrières de dressage, obstacles, fanions, flèches, rubalise, chronomètres, sonorisation et rallonges. Teste les microphones et les imprimantes avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours complet ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour réserver le site, obtenir les autorisations, établir le règlement et confirmer les officiels. Garde les 2 dernières semaines pour les horaires, le matériel, le balisage et les dossiers.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions d’un concours complet ?: Ouvre-les une fois le règlement, les frais d’inscription et les conditions pratiques validés, idéalement 6 à 10 semaines avant l’épreuve. Fixe une date de clôture au moins 10 jours avant le concours pour traiter les engagements et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier sur le terrain avant un concours complet ?: Contrôle la carrière de dressage, le terrain de saut et l’ensemble du parcours de cross au plus tard la veille. Vérifie le sol, les clôtures, les obstacles, les flèches, les numéros, les fanions et les accès pour les secours.
Quel matériel préparer pour un concours complet ?: Prépare le matériel des trois disciplines, ainsi que les chronomètres, panneaux de score, sonorisation, microphones, ordinateurs, imprimantes et alimentation électrique. Fais l’inventaire 7 jours avant, puis un test complet sur place la veille.

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