Eventing-Wettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Eventing-Wettbewerb braucht deutlich mehr als einen reservierten Platz und einen Parcours. Neben Reglement, Genehmigungen und Versicherung müssen Offizielle, Tierarzt, Hufschmied und Erste Hilfe rechtzeitig feststehen. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Startlisten, Boden, Hindernisse, Stallplätze und Teilnehmermappen wirklich einsatzbereit sind. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zur Ausgabe von Startnummern, Preisen und Bändern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampftermin festlegen
2 Personen
Wettkampfort reservieren
2 Personen
Wettkampfreglement festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
2 Personen
Wettkampfversicherung organisieren
Offizielle bestätigen
2 Personen
Tierarzt festlegen
Hufschmied buchen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
Parkplan erstellen
2 Personen
Geländeaufteilung ausarbeiten
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Startgeld kassieren
Ernährungswünsche erfassen
Startliste veröffentlichen
2 Personen
Startzeiten kommunizieren
Preise und Bänder bestellen
Parcours abstecken lassen
3 Personen
Dressurplatz ebnen
3 Personen
Sprungbereich ebnen
3 Personen
Bodenbeschaffenheit überprüfen
2 Personen
Ställe und Paddocks einteilen
2 Personen
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Teilnehmermappen füllen
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing für Freiwillige erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Material abholen
3 Personen
Gelände mähen
2 Personen
Crosscountry-Hindernisse prüfen
3 Personen
Dressurbuchstaben aufstellen
2 Personen
Springparcours aufbauen
4 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
2 Personen
Start- und Zielbereich einrichten
4 Personen
Zelt und Cateringstation aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Kühlboxen befüllen
2 Personen
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen

Event

Offizielle empfangen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Pferde anmelden
3 Personen
Tierärztliche Kontrolle begleiten
3 Personen
Reiterbesprechung durchführen
3 Personen
Dressurprüfungen betreuen
5 Personen
Sprungparcours betreuen
5 Personen
Crosscountry begleiten
8 Personen
Parcours freihalten
4 Personen
Pferden Trinkwasser geben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Zwischenergebnisse verarbeiten
2 Personen
Durchsagen machen
Zwischenfälle dokumentieren
2 Personen
Endergebnis prüfen
2 Personen
Preise überreichen
4 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen
Pferde und Ställe kontrollieren
3 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Cateringstation reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geländebeleuchtung ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Sprungmaterial abbauen
4 Personen
Streckenmarkierungen entfernen
3 Personen
Dressurplatz aufräumen
3 Personen
Ställe und Paddocks reinigen
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Ergebnisse archivieren
Teilnehmern die Ergebnisse zusenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
JurytischAnz. 2
BarhockerAnz. 6

Sportmaterial

SprunghindernisseAnz. 14
Crosscountry-HindernisseAnz. 20
DressurbuchstabenAnz. 12
DressurhindernisseAnz. 8
StartflaggenAnz. 4
ZielflaggenAnz. 4
WegweiserAnz. 30
ParcoursnummernAnz. 40
AbsperrbänderAnz. 12
KegelAnz. 40
MessbänderAnz. 3
StoppuhrenAnz. 8
AnzeigetafelnAnz. 4
Wassertröge für PferdeAnz. 12
HeunetzeAnz. 20
StrohballenAnz. 40
ZaunelementeAnz. 30

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 2
DruckerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 10
Kasse

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 12
HandwaschstationenAnz. 3
PutztücherAnz. 20
EimerAnz. 6
SchöpferAnz. 4
SchubkarrenAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

Spiel旗genAnz. 12
PreisbänderAnz. 15
RosettenAnz. 15

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Austragungsort zuerst fest, bevor du Einladungen verschickst. Für Genehmigungen, Versicherung und die Bestätigung von Offiziellen solltest du mehrere Wochen Vorlauf einplanen.
Kommuniziere Startzeiten nicht erst mit der veröffentlichten Startliste. Schicke den Teilnehmenden zusätzlich eine Anfahrts- und Parkinformation, sobald Geländeaufteilung und Parkplan feststehen.
Plane die Pferdeversorgung getrennt vom Publikumsbereich: Ställe und Paddocks einteilen, Wassertröge bereitstellen und Heunetze sowie Strohballen vor der Anreise kontrollieren.
Lass Dressurplatz, Sprungbereich und Crosscountry-Strecke nicht am selben Tag zum ersten Mal prüfen. Bodenbeschaffenheit und Parcours sollten vor dem Wettkampftag abgenommen und bei Bedarf angepasst werden.
Packe Teilnehmermappen und Startnummern nach der finalen Meldeliste. Eine kleine Änderung bei Startzeiten oder Ernährungswünschen kann sonst dazu führen, dass Unterlagen und Ansagen nicht mehr stimmen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Eventing-Wettbewerb anmelden?: Plane für Genehmigungen, Versicherung und die Abstimmung mit dem Austragungsort mindestens mehrere Wochen Vorlauf ein. Der genaue Zeitraum hängt von den zuständigen Stellen und dem Reglement ab.
Wann sollte die Startliste für einen Eventing-Wettbewerb veröffentlicht werden?: Veröffentliche die Startliste nach dem Meldeschluss und sobald Startgeld, Startzeiten und Teilnehmerdaten geprüft sind. Informiere die Teilnehmenden spätestens einige Tage vor dem Wettbewerb über ihre Startzeit.
Wie viele Helfer braucht man für einen Eventing-Wettbewerb?: Eine feste Zahl hängt von Teilnehmerzahl, Disziplinen und Geländegröße ab. Plane mindestens eigene Besetzungen für Offizielle, Tierarzt, Hufschmied, Erste Hilfe, Start, Ziel und die Betreuung der Strecke ein.
Was muss am Tag vor dem Eventing-Wettbewerb kontrolliert werden?: Kontrolliere am Vortag Boden, Hindernisse, Absperrungen, Wegweiser, Start- und Zielflaggen, Wasserstellen sowie die technische Ausstattung. Teste außerdem Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Laptops und Drucker.

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