Checklist para organizar una prueba de eventing

Organizar una prueba de eventing exige coordinar en paralelo la competición, los caballos, el terreno y la atención a participantes y público. Empieza por fijar la fecha, reservar el recinto y cerrar el reglamento antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que confirmar oficiales, veterinario, herrador y primeros auxilios, además de preparar aparcamiento, establos, recorrido y pistas. Esta checklist reúne 84 tareas y 60 artículos para que puedas avanzar por orden y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del partido
2 personas
Reservar el recinto de la competición
2 personas
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Gestionar el seguro de la competición
Confirmar a los oficiales
2 personas
Confirmar veterinario
Contratar al herrador
Organizar personal de primeros auxilios
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
Desarrollar la distribución del recinto
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Cobrar la inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Publicar la lista de salida
2 personas
Comunicar los horarios de salida
Encargar premios y cintas
Marcar el recorrido
3 personas
Nivelar la pista de doma
3 personas
Nivelar el terreno de salto
3 personas
Comprobar el estado del terreno
2 personas
Asignar establos y paddocks
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Rellenar carpetas de participantes
2 personas
Hacer carteles de ruta
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la charla para voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger el material
3 personas
Cortar el césped
2 personas
Comprobar obstáculos de cross-country
3 personas
Colocar letras de doma
2 personas
Montar el recorrido de salto
4 personas
Colocar señales de tráfico
2 personas
Montar la zona de salida y meta
4 personas
Montar la carpa y el punto de catering
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Probar la iluminación
2 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas

Evento

Recibir a los oficiales
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Entregar los dorsales
3 personas
Registrar caballos
3 personas
Acompañar el control veterinario
3 personas
Dar la sesión informativa a los jinetes
3 personas
Guiar las pruebas de doma
5 personas
Guiar el recorrido de salto
5 personas
Guiar el crosscountry
8 personas
Mantener despejado el recorrido
4 personas
Dar agua a los caballos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Procesar los resultados parciales
2 personas
Gestionar anuncios por megafonía
Registrar incidentes
2 personas
Comprobar el resultado final
2 personas
Entregar premios
4 personas
Hacer el check-out de participantes
3 personas
Comprobar los caballos y los establos
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Limpiar el punto de catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar la iluminación del recinto
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar el material de salto
4 personas
Retirar la marcación del recorrido
3 personas
Recoger la pista de doma
3 personas
Limpiar establos y paddocks
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Archivar resultados
Enviar los resultados a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesa del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 6

Material deportivo

Obstáculos de saltocant. 14
Obstáculos de cross countrycant. 20
Letras de domacant. 12
Vallas de domacant. 8
Banderas de salidacant. 4
Banderas de metacant. 4
Flechas de rutacant. 30
Números de recorridocant. 40
Cintas para delimitarcant. 12
Conoscant. 40
Cintas métricascant. 3
Cronómetroscant. 8
Marcadorescant. 4
Bebederos para caballoscant. 12
Redes para henocant. 20
Pacas de pajacant. 40
Paneles de vallacant. 30

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 8
Walkie-talkiescant. 10
Caja registradora

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 12
Puestos de lavado de manoscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cuboscant. 6
Palascant. 4
Carretillascant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8

Decoración

Banderas de la competicióncant. 12
Cintas de premiocant. 15
Rosetonescant. 15

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, seguro y reglamento antes de publicar las inscripciones. Sin esos tres elementos definidos, cambiar horarios o condiciones después puede obligarte a informar de nuevo a todos los participantes.
Confirma con antelación a los oficiales, al veterinario, al herrador y al equipo de primeros auxilios. El día de la prueba necesitas saber quién cubre cada función y cómo localizarlo rápidamente.
Publica los horarios de salida cuando las inscripciones estén cobradas y revisadas. Prepara también dorsales, carpetas de participantes y una lista de salida impresa por si falla la conexión o la impresora.
Revisa el terreno y nivela la pista de doma y la zona de salto antes de marcar el recorrido. Comprueba que las banderas, flechas, números, conos y cintas delimitan cada tramo sin ambigüedades.
Planifica por separado la logística de caballos y personas: asigna establos y paddocks, coloca bebederos y redes para heno, y define el aparcamiento. Prueba el sistema de megafonía, los micrófonos, los alargadores y las neveras antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una prueba de eventing?: Empieza como mínimo con 8 a 12 semanas de antelación. Ese margen permite reservar el recinto, solicitar permisos, contratar el seguro, confirmar al equipo oficial y abrir las inscripciones sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una prueba de eventing?: Ciérralas al menos 7 días antes de la competición. Necesitas ese tiempo para comprobar pagos y preferencias dietéticas, asignar establos y paddocks, preparar dorsales y publicar la lista y los horarios de salida.
¿Qué personal hay que confirmar para una prueba de eventing?: Como mínimo debes confirmar a los oficiales, al veterinario, al herrador y al personal de primeros auxilios antes de publicar el horario definitivo. Verifica también quién estará disponible durante todo el horario de competición y quién cubre cada emergencia.
¿Cuándo hay que preparar el recorrido y las pistas?: Haz una primera revisión del terreno varios días antes y completa el marcado antes de la llegada de los participantes. La pista de doma, el terreno de salto, las banderas, las flechas y la numeración deben revisarse de nuevo el día anterior.

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