Boodschappenlijst voor een Europees congres

Voor een Europees congres heb je meer nodig dan stoelen en een presentatiescherm. Denk aan aparte apparatuur voor presentaties en vertalingen, herkenbare registratie, voldoende servies en een oplossing voor jassen en afval. Stem aantallen af op het deelnemersaantal en tel minstens 10% reserve voor glazen, bekers, badges en programmaboekjes. Controleer technische aansluitingen en laat ontbrekende adapters uiterlijk enkele werkdagen vooraf regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 8
Hoge statafelsaantal 12
Spreektafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Congreslaptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Tafelmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 3
Wifiroutersaantal 2
Portofoonsaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Bordenaantal 200
Dessertbordjesaantal 180
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Etikethoudersaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 32
Stoelhoezenaantal 24
Congresbannersaantal 6
Naambadgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Wegwijzerbordenaantal 18
Tafelnummersaantal 24
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakken met dekselaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 8 kg
- Zwarte thee - 6 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 2 kg
- Halfvolle melk - 18 liter
- Havermelk - 10 liter
- Koffieroom - 4 liter
- Witte suiker - 3 kg
- Zoetjes - 2 dozen
- Citroenen - 4 kg
- Plat mineraalwater - 120 flessen
- Bruisend mineraalwater - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinaasappelsap - 20 liter
- Appelsap - 12 liter
- Tonic - 12 flessen
- Gemberbier - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 96 flesjes
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 18 flessen
- Mousserende wijn - 18 flessen
- Bierglazen - 120 stuks
- IJsblokjes - 25 kg
- Croissants - 180 stuks
- Minirozijnenbroodjes - 150 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 10 broden
- Meergranenbrood - 10 broden
- Mini harde broodjes - 240 stuks
- Boter - 4 kg
- Jonge kaas - 6 kg
- Belegen kaas - 5 kg
- Roomkaas - 3 kg
- Hummus - 4 kg
- Kalkoenfilet - 4 kg
- Gerookte zalm - 3 kg
- Vegetarische spreads - 3 kg
- Jam - 3 kg
- Honing - 2 kg
- Pindakaas - 2 kg
- Kruidenboter - 2 kg
- Komkommers - 8 kg
- Tomaten - 10 kg
- Paprika's - 6 kg
- Sla - 8 kroppen
- Rucola - 2 kg
- Wortels - 5 kg
- Druiven - 8 kg
- Appels - 12 kg
- Bananen - 10 kg
- Sinaasappels - 10 kg
- Blauwe bessen - 3 kg
- Aardbeien - 4 kg
- Walnoten - 2 kg
- Amandelen - 2 kg
- Mueslirepen - 180 stuks
- Havermoutkoekjes - 180 stuks
- Roomboterkoekjes - 180 stuks
- Pure chocolade - 3 kg
- Olijfolie - 4 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Zout - 1 kg
- Zwarte peper - 500 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Basmatirijst - 12 kg
- Pasta - 15 kg
- Tomatensaus - 12 liter
- Groentebouillon - 2 kg
- Kipfilet - 18 kg
- Vegetarische burgers - 80 stuks
- Gegrilde groenten - 18 kg
- Parmezaanse kaas - 3 kg
- Gemengde salade - 18 kg
- Stokbroden - 30 stuks
- Vegan desserts - 50 stuks
- Desserts - 160 stuks
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 4 liter
- Allesreiniger - 4 liter
- Glasreiniger - 2 liter
- Desinfecterende handgel - 12 flessen
- Handzeep - 8 flessen

Tips

Plan per 50 deelnemers minstens één registratietafel en leg de naamkaartjes alfabetisch klaar. Neem ongeveer 10% extra badges en programmaboekjes mee voor last-minute inschrijvingen en fouten.
Voorzie per spreker een eigen microfoon en test draadloze microfoons, tafelmicrofoons, luidsprekers en het mengpaneel minimaal 2 uur voor de eerste sessie. Leg ten minste 2 HDMI-adapters en meerdere verlengkabels klaar.
Reken voor een volledige congresdag op ongeveer 3 waterglazen per persoon, plus 10% reserve. Zet water ook bij de spreektafel en controleer vóór elke pauze of glazen en koffiekopjes zijn aangevuld.
Gebruik per 10 tot 15 deelnemers één klaptafel of werktafel wanneer deelnemers aantekeningen maken. Zet buffettafels, hoge statafels en afvalbakken vóór de cateringopbouw op hun definitieve plaats.
Regel voor een internationaal publiek de bewegwijzering en congresmaterialen minimaal 1 week vooraf in alle benodigde talen. Controleer ook of de congreslaptop, projectoren, schermen, presentaties en vertaalde documenten dezelfde bestandsversies gebruiken.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een Europees congres?: Zorg minimaal voor congresstoelen, registratie- en buffettafels, projectoren, schermen, een congreslaptop, microfoons, luidsprekers, HDMI-adapters, verlengkabels, servies, badges en bewegwijzering. Voeg per persoon ongeveer 10% reserve toe voor verbruiksmaterialen en last-minute deelnemers.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een congres?: Neem voor water ongeveer 3 glazen per persoon voor een congresdag en tel 10% reserve. Voor een lunch heb je per persoon minimaal 1 bord, 1 vork, 1 mes en 1 lepel nodig; bij dessert komt daar 1 dessertbordje en extra lepel bij.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een congres?: Voorzie 1 microfoon per spreker die tegelijk op het podium of aan het woord is, plus 1 extra voor vragen uit de zaal. Test alle draadloze en tafelmicrofoons minimaal 2 uur vóór de start en houd een reserve-oplossing beschikbaar.
Wanneer moet ik congresmateriaal bestellen?: Bestel of reserveer apparatuur, meubilair en servies uiterlijk 2 weken vooraf. Laat badges, programmaboekjes, vertalingen en bewegwijzering minimaal 1 week vóór het congres controleren, zodat correcties nog mogelijk zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.